Nom du champ
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Description / Exemple
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N°
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Cette numérotation peut être définie librement et est importante pour la structure de la groupline.
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Désignation
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Dans la colonne Désignation, vous saisissez le texte du type de rapport correspondant.
Par exemple, nouveau centre de coûts, heures théoriques, heures réelles, frais de kilométrage, indemnité de déjeuner, etc.
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Type
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Les types suivants peuvent être sélectionnés dans le champ de sélection 'Type':
- Ligne
Vous utilisez le type Ligne pour toutes les entrées de données, comme par ex. pour la sélection d'un nouveau centre de coûts/projet, tous les types d'absences, d'allocations et de frais.
- Titre
Ce type est utilisé pour les titres et/ou les lignes vides, comme par ex. les heures de travail, les allocations et les frais, les absences, etc.
- Total
Vous souhaitez faire un sous-total et/ou un total? Dans ce cas, choisissez le type Somme.
La formation de la somme est saisie dans le champ Totalisation au moyen d'une règle de filtrage.
Les types suivants ne peuvent être utilisés que si vous travaillez avec le module complémentaire Calendrier de travail!
- Heures dues
Saisissez une ligne avec le type Temps de travail. Le temps de travail théorique est affiché par jour sur la base du calendrier de travail existant.
- Heures effectives
Saisissez une ligne avec le type Temps réel. Toutes les catégories de temps (heures productives et heures d'absence) qui entrent dans le temps réel sont automatiquement compensées sur cette ligne.
- Différence dues/effect.
Le travail en moins/en plus par jour est déjà affiché aux collaborateurs dans SwS EasyRapport/TapBoard.
- Rapport d'activité journalier
Dans le TapBoard ainsi que dans SwS EasyRapport, deux lignes sont générées pour les arrivées et les départs.
- Déduction de pause
Ce type permet d'activer une réglementation automatique des pauses conformément à l'art. 15 de la loi sur le travail. Pour les collaborateurs qui ne respectent pas la réglementation des pauses, la différence est automatiquement déduite.
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Totalisation
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Dans la colonne Total, vous pouvez saisir les numéros de ligne qui doivent être additionnés pour former un total ou un sous-total au moyen d'un filtre.
Saisissez les numéros de ligne correspondants, par ex. 3001..3010 ou 3001|3010 etc.
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Genre de salaire
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Dans la colonne Genre de salaire, on définit le genre de salaire correspondant qui doit être comptabilisé lors du traitement des salaires.
REMARQUE:
Il faut toujours saisir une rubrique. Sauf dans les lignes Titre, Somme, Temps dues et temps de travail effectif ainsi que Différence dues/effect., celles-ci ne nécessitent AUCUNE GS.
Les genres de salaires ne peuvent être utilisées qu'une seule fois par groupe.
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Genres de salaire de conversion 1 & 2
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En cas d'absences telles que l'accident, la maladie, la maternité/paternité, les intempéries/le chômage partiel, etc., plusieurs GS sont généralement utilisées pour le même motif. Saisissez le GS principale dans la colonne GS. Celle-ci est indiquée dans EasyRapport et le collaborateur saisit par exemple les heures d'accident, qu'il s'agisse de 100%, 90%, d'heures de carence, etc.
Pour que, lors de la réécriture des données dans EasyRapport à la fin du mois (après la comptabilisation du salaire), l'ensemble des données apparaisse à nouveau comme "accident" dans la Groupline correspondante, saisissez les autres genres de salaire dans les colonnes Genres salaires de conversion 1 et 2 (par ex. accident jour de carence et accident 80%).
Lors de l'importation des données, 2 ou 3 lignes sont ensuite générées dans le journal de salaire SwissSalary (GS principale plus GS de conversion 1 & 2). Le gestionnaire des salaires doit décider quelle ligne est correcte pour ce cas et supprime les autres manuellement.
Pour le collaborateur, le maintien du salaire n'est pas pertinent lors de la saisie de son absence. C'est la personne responsable qui en décide lors du traitement des salaires.
Procédure pour la création du GS conversion à l'aide de l'exemple 'Accident':
Créez une ou au maximum trois autres Grouplines (Accident 100%, Accident 80% et Accident jour de carence) en plus de la Groupline Accident déjà existante.
Pour chaque groupline, vous avez besoin d'un GS séparé.
Définissez les GS de conversion respectives dans le champ correspondant de la ligne principale. Important: seule cette groupline est pertinente pour la saisie dans EasyRapport. C'est pourquoi l'enregistrement 'TapBoard' doit être déposé dans la colonne 'masquer'.
Par contre, tous les grouplines des GS conversion doivent être masqués pour EasyRapport.
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Masquer
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On définit ici si un groupline doit être masqué et si oui, pour quelle application (EasyRapport ou TapBoard).
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Gestion du temps de travail
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Ce champ est activé si la saisie des temps doit se faire directement sur un centre de coûts/projet/sujet de coûts. La saisie classique des temps avec le type 'rapport journalier' n'est donc pas utilisée.
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Placement
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Dans le champ de sélection Placement, vous déterminez s'il s'agit d'un GS avec la saisie du nombre (nombre de kilomètres, nombre d'heures, nombre d'indemnités de déjeuner, etc.) ou d'un GS avec la saisie du montant (frais en CHF, etc.).
Cet enregistrement se réfère au journal de rapport. Dans ce champ, on définit dans quel champ la valeur saisie doit être écrite dans le journal de rapport.
Possibilités de sélection:
- Nombre
La saisie se fait sous forme de nombre (standard).
- Montant
Les données saisies dans EasyRapport/TapBoard sont toujours des montants en CHF (pas de nombre).
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Dimension nécessaire
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Dans la colonne 'Dimension nécessaire', vous déterminez pour quel type de rapport vous devez obligatoirement écrire les données sur un centre de coûts/projet/sujet de coûts.
En activant cette colonne par type de rapport (au moyen d'une coche), vous ne pouvez saisir des données dans l'EasyRapport/TapBoard que si le centre de coûts/projet/sujet de coûts correspondant a été sélectionné au préalable.
Dans EasyRapport, l'enregistrement peut être affiché à l'aide du 'bouton hamburger'.
Le type de 'centre de coûts', 'projet' et/ou 'objet de coûts' qui peut être sélectionné est défini dans la configuration d'EasyRapport - rubrique 'Rapports'.
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Attribution de dimension TapBoard
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Cet enregistrement n'est pertinent que pour TapBoard.
Dans la colonne 'Attribution de dimension TapBoard', il est possible de définir les lignes de rapport (enregistrement du numéro de ligne correspondant) qui servent de modèle pour la saisie des centres de coûts/projets.
Exemple:
Vous saisissez dans EasyRapport le centre de coûts A pour les heures de travail. Comme le temps de déplacement et les indemnités de midi doivent également être saisis sur ce centre de coûts A, le centre de coûts doit être sélectionné séparément pour chaque ligne de rapport. Cela est extrêmement fastidieux pour plusieurs centres de coûts par jour et par semaine.
Dans la colonne Attribution SECT, vous définissez par ex. pour la ligne de rapport Temps de déplacement le numéro de ligne du type de rapport Heures de travail. Grâce à ce lien, lors de l'attribution du centre de coûts A dans les heures de travail, le même centre de coûts est automatiquement saisi dans le type de rapport Temps de déplacement.
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Centre de coûts charge
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Ce champ sert à ce qu'une dimension puisse être directement attribuée à une groupline avec le type de rapport 'ligne' et que, par conséquent, le rapport ne puisse être établi que sur cette ligne.
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Grever les objets de coûts
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Ce champ sert à ce qu'un support de coûts puisse être attribué directement à une groupline avec le type de rapport 'ligne' et qu'un rapport ne puisse être établi que sur ce support.
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N° projet
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Ce champ sert à ce qu'un projet puisse être directement attribué à une groupline avec le type de rapport 'ligne' et que, par conséquent, seul ce projet puisse faire l'objet d'un rapport.
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N° de tâche de projet
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Ce champ sert à ce qu'une tâche de projet puisse être directement attribuée à une groupline avec le type de rapport 'ligne' et qu'un rapport ne puisse donc être établi que sur cette ligne.
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Text suppl.
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Le champ de sélection 'Texte supplémentaire' indique si un texte supplémentaire doit être saisi en plus de la saisie du nombre ou du montant (par ex. pour les frais effectifs).
Possibilités de sélection:
- 'blank' (vide)
EasyRapport/TapBoard ne demande pas de texte supplémentaire lors de la saisie du nombre ou du montant.
- obligatoire
EasyRapport/TapBoard exige obligatoirement un texte supplémentaire lors de la saisie du nombre ou du montant. Sans la saisie d'un texte, la saisie des données ne peut pas être terminée.
- facultatif
EasyRapport/TapBoard exige facultativement un texte supplémentaire lors de la saisie du nombre ou du montant. La saisie des données peut également être terminée sans la saisie d'un texte supplémentaire.
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Document
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Dans le champ de sélection Document, on indique si un document doit encore être ajouté à l'enregistrement (par ex. en cas de besoin d'une quittance).
Possibilités de sélection:
- 'blank' (vide)
EasyRapport/TapBoard ne demande pas de justificatif lors de la saisie du nombre ou du montant.
- obligatoire
EasyRapport/TapBoard exige obligatoirement l'ajout d'un justificatif lors de la saisie du nombre ou du montant. Sans document, la saisie des données ne peut pas être terminée.
- facultatif
EasyRapport/TapBoard exige facultativement un justificatif lors de la saisie du nombre ou du montant. La saisie des données peut également être terminée sans joindre de document.
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Limite inférieure
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Le champ de saisie 'Limite inférieure' permet de définir la valeur minimale qu'un utilisateur final de EasyRapport doit au moins saisir pour ce type de rapport.
Lors de la saisie du nombre d'indemnités de repas de midi, par exemple, seules des indemnités entières peuvent être saisies, car les indemnités de repas de midi au prorata ne sont pas autorisées. Vous saisissez donc ici la valeur 1.0.
En cas de saisie erronée, celle-ci est automatiquement remplacée par l'enregistrement enregistré.
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Limite supérieure
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Contrairement au champ de saisie 'Limite inférieure', le champ 'Limite supérieure' permet de définir la valeur maximale possible.
Ce champ de saisie est particulièrement utile pour les allocations de midi, afin que l'utilisateur final de EasyRapport ne puisse pas saisir plus d'une allocation par jour. Ainsi, vous saisissez la valeur 1.0 dans ce champ de saisie.
En cas de saisie erronée, celle-ci est automatiquement remplacée par l'enregistrement enregistré.
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Limite supérieure heures dues
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Le champ de saisie 'Limite supérieure des heures dues' est principalement utilisé pour la saisie des heures d'absence (vacances, accident, maladie, etc.). En cochant cette case, on définit pour chaque ligne de rapport que l'utilisateur final d'EasyRapport ne peut pas saisir des heures supérieures aux heures de consigne maximales autorisées. Ainsi, il ne peut pas arriver qu'une personne saisisse 9 heures de vacances alors qu'une durée théorique de 8 heures seulement est prévue pour ce jour-là.
Attention aux employés qui n'ont pas d'heures de travail prévues: cette fonction ne peut pas être utilisée dans ce cas.
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masquer
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Dans la colonne "Masquer", vous pouvez cocher si certaines lignes de rapport doivent être immédiatement visibles dans l'EasyRapport/TapBoard ou non. Les types de rapports dont vous n'avez que très rarement besoin, par ex. militaires, maternité/paternité, chômage partiel, etc. peuvent ainsi être masqués.
Ces types de rapports peuvent être activés par l'utilisateur d'EasyRapport lui-même au moyen du bouton hamburger s'il en a besoin.
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Precision d'arrondi
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Le champ de saisie Précision d'arrondi est généralement utilisé dans le cadre de la saisie de montants (frais). Si, par exemple, les frais de justificatifs ne doivent être saisis qu'à CHF 5.00 près, saisissez la valeur 5.00 pour la ligne de rapport correspondante. Si l'arrondi doit se faire à 5 centimes près, la saisie est de 0.05.
Si vous ne saisissez pas d'arrondi, le montant est arrondi de manière commerciale.
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Intitulé des lignes
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Certaines entreprises saisissent dans EasyRapport/TapBoard les frais et les allocations sur un centre de coûts effectif (chantier) et non sur un centre de coûts de répartition fixe.
Ces lignes de rapport, par exemple les indemnités de déjeuner, les indemnités kilométriques, les frais de chantier, ne disposent généralement pas d'une ligne de titre propre. Ainsi, lors de l'impression de la carte de rapport dans EasyRapport/TapBoard, il n'est plus possible de savoir, après avoir ajouté le centre de coûts, si ce centre de coûts a été attribué aux indemnités de repas de midi ou aux indemnités kilométriques.
Pour les frais et les indemnités saisis sur un centre de coûts (chantier), saisissez un texte supplémentaire significatif dans la colonne titre de la ligne. Ce texte sera imprimé avant le numéro/texte du centre de coûts.
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