Processus de calcul du 13ème salaire

Dans le rapport d’activité, SwissSalary prend en charge le calcul et le versement du 13ème salaire. 6 différents types et dates sont décrits dans ce manuel:

•calcul et paiement avec paiement de l’acompte de novembre (1.2.1)

•calcul et paiement avec le traitement de salaire de novembre (1.2.2)

•calcul et paiement postérieur au traitement de salaire de novembre comme traitement supplémentaire (1.2.3)

•calcul et paiement avec paiement de l’acompte de décembre (1.2.4)

•calcul et paiement avec le traitement de salaire de décembre (1.2.5)

•calcul et paiement postérieur au traitement de salaire de décembre comme traitement supplémentaire (1.2.6)

Dans ce manuel se trouve une description détaillée des étapes à suivre pour calculer chaque traitement de salaire et des fonctions de contrôle disponibles. Il suffit donc de consulter le chapitre spécifique à votre entreprise. 

Le 13ème salaire peut en principe être reporté et payé à tout moment. Consultez à ce propos le chapitre Paiement séparé du 13ème salaire en cours d'année.   

REMARQUES IMPORTANTES ET ASTUCES:

- Veuillez noter que la part du 13ème salaire déjà payée en cours d’année (au pro rata) est automatiquement prise en compte. Une réduction manuelle n’est pas nécessaire.

- Le paiement du 13ème salaire doit-il être arrondi à 100.00 CHF près vers le haut ou vers le bas? Dans genre de salaire, Fiche, vous pouvez définir cette option dans le GS Paiement, dans l’onglet Fonction. Veuillez noter que des divergences dans la provision de la COFI et dans la comptabilisation des coûts peuvent survenir, résultant des arrondis vers le haut/bas du genre de salaire Paiement.

Précision d’arrondi:

0.05 = arrondi à CHF 0.05 près

0.50 = arrondi à CHF 0.50 près

1.00 = arrondi à CHF 1.00 près

100.00 = arrondi à CHF 100.00 près

etc.

Type d’arrondi:

commercial = arrondi commercial (par défaut)

arrondi vers le haut = toujours arrondir vers le haut

arrondi vers le bas = toujours arrondir vers le bas

- Les entreprises qui travaillent avec le type de paiement «Report de poste au mois suivant» (les frais généraux/allocations du mois précédent seront pris en compte seulement le mois suivant), utilisent les options de calcul se référant au paiement de l’acompte de novembre/décembre.

- Les descriptions du manuel concernent principalement les collaborateurs dans le salaire mensuel. Nous vous recommandons d’effectuer les décomptes des collaborateurs dans le salaire horaire, soit avec le traitement de salaire de novembre (début décembre) comme traitement de salaire supplémentaire après avoir effectué le traitement de salaire de novembre, soit avec le traitement de salaire de décembre. Gardez en mémoire que dans le salaire horaire, pour les collaborateurs, les provisions de janvier à novembre sont disponibles seulement fin novembre. Le reste du paiement du 13ème salaire peut seulement être effectué avec le traitement de salaire de décembre et un versement du 13ème salaire doit toujours être effectué en même temps que ce salaire. Calculez le paiement tel que décrit sous Calcul et paiement avec le traitement de salaire de décembre. Cette directive peut également être suivie pour le paiement du traitement de salaire de novembre.

- Les méthodes de paiement se référant aux sections 1.2.1 à 1.2.4 n’incluent pas toutes les composantes obligatoires du 13ème salaire. Un petit paiement ultérieur, voire une réduction, pourra donc éventuellement être effectué(e) avec le traitement de salaire de décembre. Cette opération n’est pas effectuée automatiquement et doit donc être déclenchée manuellement. Le processus à suivre est décrit dans le chapitre Calcul et paiement avec le traitement de salaire de décembre. Des paiements ultérieurs pourront avoir lieu si vous intégrez des genres de salaire obligatoires dans le traitement de salaire de novembre ou de décembre. Des réductions peuvent être créées si des collaborateurs quittent l’entreprise en décembre et à condition qu’ils aient déjà perçu la totalité du 13ème salaire avec le salaire de novembre. À vous de décider comment procéder dans ce cas (réaliser le paiement ou non). En cas de décompte supplémentaire en décembre, les montants déjà payés seront pris en considération.

- Avez-vous procédé à des modifications concernant les assujettissements (13ème SM) avant de verser le 13ème salaire? Si c’est le cas, cela entraînera une différence entre la provision dans la COFI/Comptabilisation des coûts par rapport au paiement effectif. Vous pouvez, à l’aide de la liste des genres de salaire, sous Rapports de statistiques, comparer les genres de salaire Paiement du 13ème salaire et Provision du 13ème salaire. La différence sera décomptabilisée manuellement dans la COFI ou dans la Comptabilisation des coûts.

ASTUCE: Prenez votre temps pour contrôler le 13ème salaire. Au lieu de corriger manuellement les montants proposés, regardez plutôt d’où vient la différence. Effectuez le paiement du système jusqu’à ce que les chiffres correspondent à vos objectifs. Grâce à la configuration unique des assujettissements, le montant des provisions correspondra exactement au paiement de l’année prochaine et il vous faudra beaucoup moins de temps pour contrôler.

- Veuillez noter que pour le paiement du 13ème salaire, les configurations spécifiques dans les adresses de paiement des collaborateurs (montants maximaux) sont également prises en compte (poursuites, cessions de salaire, bureau d’encaissement, allocations enfant à une nouvelle adresse etc.). Si la totalité ou une partie du 13ème salaire est versée sur un compte particulier par ex., ou que l’office des poursuites doit être payé, pensez à augmenter le montant maximal du mois concerné lors de cette transaction de paiement. Contrôlez bien les décomptes salaire de ces collaborateurs afin que les montants corrects soient versés à la bonne adresse de paiement.

- Avez-vous recours à l’apurement automatique des soldes pour les arrivées /départs? Avez-vous inclus une date de départ d’ici la fin de l’année pour les collaborateurs? Ces collaborateurs doivent-ils ne pas être pris en compte pour le paiement actuel du 13ème salaire? Alors cochez temporairement la case «Verrouillage» pour ces collaborateurs dans la fiche employé. Ils seront ainsi exclus du remaniement de salaire et vous serez sûr qu’ils ne recevront pas de 13ème salaire à cette période. Vous pouvez également effectuer le calcul d’une partie du 13ème salaire pour tous les collaborateurs et supprimer l’entrée dans le Rapport d'acitivté pour les collaborateurs qui ne doivent pas recevoir de 13ème salaire tout de suite. Vous devrez ensuite redéclencher le paiement au moment voulu.