Lohnabrechnungen

Um die Lohnabrechnungen in SwissSalary Direct zu versenden, muss ein Lohn abgerechnet, ungebucht oder gebucht sein. Wir empfehlen, nur ungebuchte oder gebuchte Lohnläufe online zu stellen.

Gehen Sie auf den entsprechenden Lohnlauf. Klicken Sie auf Lohnabrechnung und füllen Sie die folgenden beiden Felder aus:

Feldname	Beschreibung / Beispiel
Direct Versand	Mit dem Setzen dieses Häkchens bestimmen Sie, dass die Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter auf SwissSalary Direct bereitgestellt werden sollen.
Direct sichtbar ab	Hier bestimmen Sie, wann die Lohnabrechnungen auf SwissSalary Direct für den Mitarbeiter ersichtlich ist. Per diesem Datum erhält der Mitarbeiter auch die E-Mail Benachrichtigung, dass ein neues Dokument bereitsteht.
Direct keine Email-Benachrichtigung	In der SwissSalary Direct-Einrichung kann die E-Mail-Benachrichtigung an die Mitarbeitenden generell ausgeschaltet werden (Feld 'Keine Email-Benachrichtigung'). Dies ist z.B. praktisch, wenn mehrere Dokumente hintereinander versandt, der Mitarbeitende jedoch nur ein Mal per E-Mail benachrichtigt werden soll. Wir haben bei den Dokumentarten 'Lohnabrechnung', 'Lohnausweis' und 'Rapportierungskarte' beim Dossier ZIP-Archiv Import sowie beim generellen Versenden von Dokumenten die Möglichkeit geschaffen, dass dies pro Dokumentart gesteuert werden kann. Sie finden neben der bereits bestehenden Möglichkeiten 'Direct Versand', 'Direct sichtbar ab' auch die Auswahl 'Direct keine Email-Benachrichtigung'. Ist diese Option ausgeschaltet, werden die Mitarbeitenden wie bisher via E-Mail informiert.

Durch Klicken auf Vorschau oder Drucken werden die Dokumente aufbereitet und versendet. Dabei ist relevant, was in den Einrichtungen hinterlegt ist (Versand an Alle Mitarbeitende oder Versand an registrierte Mitarbeitende).

Im Anschluss an den elektronischen Versand werden sämtliche Lohnabrechnungen angezeigt für nicht registrierte Mitarbeitende, welche nun gedruckt und physisch versendet werden können. In SwissSalary ist bekannt, welche Mitarbeiter in SwissSalary Direct registriert sind (siehe Feld "SwissSalary Direct Rollout Datum" auf der Personalliste).

Bis sich ein Mitarbeiter im SwissSalary Direct registriert, wird wie bis anhin die Lohnabrechnung zum Drucken erstellt. Auf der physischen Lohnabrechnung wir der definierte Text mit dem Link und inkl. dem persönlichen Registrierungscode automatisch angedruckt. Es kann beispielsweise folgender Text angezeigt werden:

Mit diesem Code kannst du dich unter beispiel.swisssalarydirect.ch registrieren.

Dieser Text wird nur so lange auf der Lohnabrechnung angedruckt, bis sich der Mitarbeitende für SwissSalary Direct registriert hat.