Rapporttypen

Feldname

Beschreibung / Beispiel

Nummer

Diese Nummerierung ist frei definierbar und wichtig für die Gliederung der Groupline (Rapportierungszeile).

Bezeichnung

In der Spalte Bezeichnung erfassen Sie den Text des jeweiligen Rapporttyps.

z.B. Neue Kostenstelle, Sollstunden, Iststunden, Kilometerspesen, Mittagszulage etc.

Typ

Im Auswahlfeld 'Typ' können folgende Typen ausgewählt werden:

- Zeile

Den Typ Zeile verwenden Sie für sämtliche Daten-Einträge, wie z.B. für die Auswahl einer neuen Kostenstelle/Projekt, sämtliche Absenz-, Zulagen- und Spesen-Typen.

- Titel

Dieser Typ wird für Titel und/oder Leerzeilen verwendet, wie z.B. Arbeitsstunden, Zulagen und Spesen, Absenzen etc.

- Summe

Möchten Sie eine Zwischen- und/oder Totalsumme bilden? Dann wählen Sie den Typ Summe.

Die Summenbildung wird im Feld Zusammenzählung mittels Filterregelung erfasst.

Die nachfolgenden Typen können nur verwendet werden, sofern Sie mit dem Zusatzmodul Arbeitszeitkalender arbeiten!

- Sollzeit

Erfassen Sie eine Zeile mit dem Typ Sollzeit. Die Sollzeit wird pro Tag anhand des vorhandenen Arbeitszeitkalenders angezeigt.

- Istzeit

Erfassen Sie eine Zeile mit dem Typ Istzeit. Sämtliche Zeitarten (Produktiv- und Absenzstunden), welche in die Istzeit einfliessen, werden automatisch in dieser Zeile saldiert.

- Differenz S/I (Soll/Ist)

Die Minder-/Mehrarbeit pro Tag wird den Mitarbeitenden bereits im SwissSalary EasyRapport/TapBoard angezeigt.

- Tagesrapport

Im TapBoard sowie im SwissSalary EasyRapport werden zwei Zeilen für Kommen und Gehen generiert.

- Pausenabzug

Mit diesem Typ wird eine automatische Pausenregelung gemäss Arbeitsgesetz Art. 15 aktiviert. Bei Mitarbeitenden, welche die Pausenregelung nicht einhalten, wird automatisch die Differenz abgezogen.

Zusammenzählen

In der Spalte Zusammenzählung können Sie mittels Filterregelung die Zeilennummern erfassen, welche zu einer Zwischen- oder Totalsumme zusammengezählt werden sollen.

Erfassen Sie die entsprechenden Zeilennummern, z.B. 3001..3010 oder 3001|3010 etc.

Lohnart

In der Spalte Lohnart wird die entsprechende Lohnart hinterlegt, welche bei der Lohnverarbeitung verbucht werden soll.

HINWEIS:

Es ist immer eine Lohnart zu erfassen. Ausser in den Zeilen Titel, Summe, Sollzeit und Istzeit sowie Differenz Soll/Ist, diese benötigen KEINE Lohnart.
 

Lohnarten können pro Gruppe nur einmal verwendet werden.

Umwandlungslohnart 1 & 2

Bei Absenzen wie bspw. Unfall, Krankheit, Mutter- /Vaterschaft, Schlechtwetter/Kurzarbeit etc. werden in der Regel mehrere Lohnarten für denselben Grund verwendet. Erfassen Sie in der Spalte Lohnart die Haupt-Lohnart. Diese wird im EasyRapport ausgewiesen und der Mitarbeitende erfasst bspw. Unfallstunden, ungeachtet, ob es sich dabei um 100%, 90%, Karenzstunden etc. handelt.

Damit beim Zurückschreiben der Daten nach SwissSalary EasyRapport per Ende Monat (nach dem Lohn buchen) die gesamten Daten wieder in der entsprechenden Groupline als 'Unfall' erscheinen, erfassen Sie in den Spalten Umwandlungs-Lohnarten 1 und 2 die weiteren Lohnarten (Bspw. Unfall Karenztag und Unfall 80%).

Beim Datenimport werden im SwissSalary Lohnjournal anschliessend 2 oder 3 Zeilen generiert (Hauptlohnart plus Umwandlungslohnart 1 & 2) erstellt. Der Lohnsachbearbeiter muss entscheiden, welche Zeile für diesen Fall korrekt ist und löscht die übrigen manuell. 
 
Für den Mitarbeitenden ist die Lohnfortzahlung bei der Eingabe seiner Absenz nicht relevant. Dies entscheidet die verantwortliche Person bei der Lohnverarbeitung.
 
Vorgehensweise bei der Einrichtung der Umwandlungslohnart anhand des Beispiels 'Unfall':
 
Eröffnen Sie zur bereits bestehenden Groupline 'Unfall' eine oder max. drei weitere Grouplines (Unfall 100%, Unfall 80% und Unfall Karenztag).
 
Für jede Groupline benötigen Sie eine separate Lohnart.
 
Hinterlegen Sie die jeweiligen Umwandlungslohnarten im entsprechenden Feld der Hauptzeile. Wichtig, nur diese Groupline ist für die Erfassung im EasyRapport relevant. Daher muss in der Spalte 'ausblenden' der Datensatz 'TapBoard' hinterlegt werden.
 
Alle Grouplines der Umwandlungslohnarten müssen hingegen für EasyRapport ausgeblendet werden.

Ausblenden

Hier wird festgelegt, ob eine Groupline ausgeblendet wird und wenn ja, für welche Anwendung (SwissSalary EasyRapport oder TapBoard).

Zeiterfassung

Dieses Feld wird nur genutzt, wenn die Zeiterfassung direkt auf einer Kostenstelle/Projekt/ Kostenträger erfolgen soll. Dies erfolgt durch Aktivierung des Feldes mit Hinterlegung des Datensatzes 'Pflicht'. Die klassische Zeiterfassung mit dem Typ 'Tagesrapport' wird somit hinfällig.

Platzierung

Im Auswahlfeld Platzierung bestimmen Sie, ob es sich um eine Lohnart mit der Eingabe der Anzahl (Anzahl Kilometer, Anzahl Stunden, Anzahl Mittagszulagen etc.) oder um eine Lohnart mit der Eingabe des Betrages (Spesen in CHF etc.) handelt.

Dieser Datensatz nimmt Bezug auf das Rapportierungsjournal. In diesem Feld wird hinterlegt, in welches Feld der erfasste Wert im Rapportierungsjournal geschrieben werden soll.

Auswahlmöglichkeiten:

- Anzahl

Die Eingabe erfolgt als Anzahl (Standard).

- Betrag

Die Eingabe im EasyRapport/TapBoard sind immer Beträge in CHF (keine Anzahl).

Dimension notwendig

In der Spalte 'Dimension notwendig' bestimmen Sie, bei welchem Rapporttyp Sie zwingend die Daten auf eine Kostenstelle/Projekt/Kostenträger schreiben müssen.

Mit der Aktivierung dieser Spalte pro Rapporttyp (mittels Häkchen), können im SwissSalary EasyRapport/TapBoard nur Daten erfassen, sofern vorher die entsprechende Kostenstelle/Projekt/Kostenträger ausgewählt wird.

Im SwissSalary EasyRapport kann der Datensatz mittels 'Hamburger-Button' eingeblendet werden.

Welcher Typ 'Kostenstelle', 'Projekt' und/oder 'Kostenträger' ausgewählt werden kann, wird in der EasyRapport Einrichtung - Rubrik 'Rapportierung' festgelegt.

Dimension Zuteilung TapBoard

Dieser Datensatz ist nur fürs TapBoard relevant.

 
In der Spalte 'Dimension Zuteilung TapBoard' können die Rapportzeilen definiert (Hinterlegung der entsprechenden Zeilennummer) werden, welche als Vorgabe für die Erfassung von Kostenstellen/Projekten dienen.

Beispiel:

Sie erfassen im SwissSalary EasyRapport bei den Arbeitsstunden die Kostenstelle A. Da auf diese Kostenstelle A auch die Reisezeit und die Mittagszulagen erfasst werden sollen, muss die Kostenstelle bei jeder Rapportzeile einzeln ausgewählt werden. Dies ist bei mehreren Kostenstellen pro Tag und Woche äusserst mühsam.

In der Spalte KST Zuteilung definieren Sie z.B. bei der Rapportzeile Reisezeit die Zeilennummer der Rapporttyps Arbeitsstunden. Dank dieser Verknüpfung wird bei der Zuweisung der Kostenstelle A in den Arbeitsstunden automatisch dieselbe Kostenstelle ebenfalls beim Rapporttyp Reisezeit erfasst.

Kostenstelle Belastung

Dieses Feld dient dazu, dass auf einer Groupline mit dem Rapporttypen 'Zeile' eine Dimension direkt zugewiesen werden kann und entsprechend nur auf dieser rapportiert werden kann.

KTr belasten

Dieses Feld dient dazu, dass auf einer Groupline mit dem Rapporttypen 'Zeile' einen Kostenträger direkt zugewiesen werden kann und entsprechend nur auf diesem rapportiert werden kann.

Projektnummer

Dieses Feld dient dazu, dass auf einer Groupline mit dem Rapporttypen 'Zeile' ein Projekt direkt zugewiesen werden kann und entsprechend nur auf diesem rapportiert werden kann.

Projektaufgabennummer

Dieses Feld dient dazu, dass auf einer Groupline mit dem Rapporttypen 'Zeile' eine Projektaufgabe direkt zugewiesen werden kann und entsprechend nur auf dieser rapportiert werden kann.

Zusatztext

Im Auswahlfeld 'Zusatztext' wird vorgegeben, ob neben der Eingabe der Anzahl oder des Betrags noch ein Zusatztext erfasst werden muss (z.B. bei effektiven Spesen).

Auswahlmöglichkeiten:

- 'blank' (leer)

SwissSalary EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag keinen Zusatztext.

- obligatorisch

SwissSalary EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag zwingend einen Zusatztext. Ohne die Eingabe eines Textes kann die Datenerfassung nicht abgeschlossen werden.

- fakultativ

SwissSalary EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag fakultativ einen Zusatztext. Die Datenerfassung kann auch ohne Eingabe eines Zusatztextes abgeschlossen werden.

Beleg

Soll die Verarbeitung von Belegen im SwissSalary direkt durch den Import aus SwissSalary EasyRapport erfolgen, kann im Auswahlfeld 'Beleg' vorgegeben werden, ob ein Dokument hinzugefügt werden kann/muss. Die Belege werden ins SwissSalary übertragen und können dort eingesehen werden.

Auswahlmöglichkeiten:

- 'blank' (leer)

SwissSalary EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag keinen Beleg.

- obligatorisch

SwissSalary EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag zwingend das Anfügen eines Belegs. Ohne Beleg kann die Datenerfassung nicht abgeschlossen werden.

- fakultativ

SwissSalary EasyRapport/TapBoard verlangt bei der Eingabe von Anzahl oder Betrag fakultativ einen Beleg. Die Datenerfassung kann auch ohne Anfügen eines Belegs abgeschlossen werden.

Untere Grenze

Im Eingabefeld 'Untere Grenze' wird der minimale Wert festgelegt, den ein EasyRapport-Enduser für diesen Rapporttyp mindestens erfassen muss.

Bei der Erfassung der Anzahl Mittagszulagen dürfen z.B. nur ganze Zulagen erfasst werden, da keine anteilsmässigen Mittagszulagen zugelassen sind. Somit erfassen Sie hier den Wert 1.0.

Bei falscher Eingabe wird diese mit dem hinterlegten Datensatz automatisch ersetzt.

Obere Grenze

Im Gegensatz zum Eingabefeld 'Untere Grenze', wird im Feld 'Obere Grenze' der maximal mögliche Wert festgelegt.

Dieses Eingabefeld ist besonders bei den Mittagszulagen nützlich, damit der EasyRapport-Enduser nicht mehr als eine Zulage pro Tag erfassen kann. Somit erfassen Sie in diesem Eingabefeld den Wert 1.0.

Bei falscher Eingabe wird diese mit dem hinterlegten Datensatz automatisch ersetzt.

Obere Grenze Sollzeit

Das Eingabefeld 'Obere Grenze Sollzeit' wird hauptsächlich bei der Erfassung von Absenzstunden (Ferien, Unfall, Krankheit etc.) verwendet. Mit dem Setzen des Häkchens wird pro Rapportzeile festgelegt, dass der EasyRapport-Enduser nicht höhere Stunden als die maximal zulässigen Sollstunden erfassen kann. Damit kann es nicht passieren, dass eine Person 9 Std. Ferien erfasst, obschon an diesem Tag nur eine Sollzeit von 8 Std. vorgesehen ist.
 
Achtung bei Angestellten ohne hinterlegte Sollzeit: Hier kann diese Funktion nicht angewendet werden.

verbergen

In der Spalte 'verbergen' können Sie mit einem Häkchen definieren, ob einzelne Rapportzeilen im SwissSalary EasyRapport/TapBoard im Standard sofort ersichtlich sein sollen oder nicht. Rapporttypen, welche Sie nur sehr selten benötigen, z.B. Militär, Mutter- /Vaterschaft, Kurzarbeit etc. können so ausgeblendet werden.

Diese Rapporttypen können vom EasyRapport-Benutzer mittels Hamburger-Button selbst aktiviert werden, falls er sie benötigt.

Rundungspräzision

Das Eingabefeld Rundungspräzision wird meistens im Zusammenhang mit der Erfassung von Beträgen (Spesen) verwendet. Dürfen z.B. Belegspesen nur auf CHF 5.00 genau erfasst werden, so erfassen Sie bei der entsprechenden Rapportzeile den Wert 5.00. Soll auf 5 Rappen gerundet werden, ist die Eingabe 0.05.

Ohne die Eingabe einer Rundung wird der Betrag kaufmännisch gerundet.

Zeilentitel

Einige Firmen erfassen im SwissSalary EasyRapport/TapBoard Spesen und Zulagen auf eine effektive Kostenstelle (Baustelle) und nicht auf eine fixe Umlage-Kostenstelle.

Diese Rapportzeilen, z.B. Mittagszulagen, Kilometerentschädigung, Baustellenspesen verfügen meistens nicht über eine eigene Titelzeile. So ist beim Ausdruck der Rapportierungskarte im EasyRapport/TapBoard nach dem Zufügen der Kostenstelle nicht mehr ersichtlich, ob diese Kostenstelle nun für die Mittagszulagen oder Kilometerentschädigung zugewiesen wurde.

Erfassen Sie bei Spesen und Zulagen, welche auf eine Kostenstelle (Baustelle) erfasst werden, einen aussagekräftigen Zusatztext in der Spalte Zeilentitel. Dieser Text wird vor der Kostenstellen-Nummer/Text gedruckt.