Kontrollmöglichkeiten während Lohnlauf

In diesem Abschnitt sind einige Kontrollmöglichkeiten beschrieben, welche bei Abrechnen des Lohnlaufes nützlich sein können.

Wie bereits erwähnt, empfehlen wir beim 'Posten holen' immer alle Posten ins Rapportierungsjournal zu übertragen, auch die unvisierten. Die unvisierten Posten können nach dem Import ins Rapportierungsjournal mittels Aufbereitung des Berichts 'Visum Kontrolle' (Rapportierungsjournal - Berichte) kontrolliert werden. Hierzu muss der Lohnlauf noch nicht abrechnet sein.

Feldname	Beschreibung / Beispiel
EasyRapport Import	Das Importjournal des entsprechenden Mandanten wird auf unvisierte Posten überprüft.
Nur EasyRapport Daten	Die EasyRapport Daten im Rapportierungsjournal werden auf unvisierte Posten überprüft. Unverbuchte Feiertage werden nicht berücksichtigt.
Detail	Bei der Aktivierung der Details, werden im Bericht die einzelnen Posten pro Mitarbeitenden aufgeführt. Ohne Aktivierung, wird eine Zeile pro Mitarbeitenden mit Anzahl unvisierter Posten aufgeführt.
nur aktive Mitarbeitende	Nur Daten von aktuell aktiven Mitarbeitenden werden ausgefwiesen.
Keine der Optionen aktiviert	Es wird eine Zeile pro Mitarbeitenden mit Anzahl unvisierter Posten aufgeführt. Hierbei werden die EasyRapport Daten sowie die unverbuchten Feiertage berücksichtigt.

Wichtig: Werden unvisierte, bereits verbuchte Posten im Nachhinen visiert, erhalten Sie beim nächsten Lohnlauf die Meldung ob der bereits verbuchte Lohnposten aktualisiert werden soll. Diese Meldung kann dann mit 'Ja' bestätigt werden.

Die EasyRapport Karte gibt Ihnen eine schnelle Übersicht, ob alle Posten aus EasyRapport (oder einem anderen Zeiterfassungstool) importiert wurden oder ob alle Mitarbeitenden ihre Zeiten erfasst haben. Sie finden im Rapportierungsjournal unter - Zugehörig - Funktion die Möglichkeit zur 'EasyRapport Karte Drucken'. Die EasyRapport Karte können Sie ohne Abrechnen des Lohnlaufes aufbereiten.

Feldname	Beschreibung / Beispiel
Sortierschlüssel	Kriterium in welcher Reihenfolge die jeweiligen EasyRapport Karten aufbereitet werden.
Monatsende	Eingabe des letzten Tages für den Monat, welcher ausgewertet werden soll.
Wahlfeld 1 und 2	Anzeigemöglichkeit von hinterlegten Daten aus Personalkarte.
Saldo 1 und 2	Anzeigemöglichkeit des Saldos der ausgewählten Zeitart in Tagen oder Stunden
Bemerkungen	Andruck manuell angepasster Lohnarten-Texte oder Texte, welche seitens EasyRapport erfasst wurden.

Die gleiche Übersicht gibt Ihnen die 'Rapportierungskarte'. Diese finden Sie bspw. in den offenen Lohnläufen via Berichte - Drucken - Rapportierung oder via Personalliste - Lohnlaufliste - Rapportierung. Bei der Rapportierungskarte besteht wiederum die Möglichkeit, diese per SwissSalary Direct den jeweiligen Mitarbeitenden zu zustellen.

Beide Berichte 'EasyRapport Karte' und 'Rapportierungskarte' können auch ohne Verbindung zu SwissSalary EasyRapport genutzt werden. Die Voraussetzung für die Aufbereitung der Berichte ist lediglich die Verbuchung von täglichen Zeit-Posten.

Mit der Auswertung der Differenzliste Soll - Istzeit können die Differenzstunden zwischen Soll- und Istzeit pro Tag und Mitarbeitenden genau eruiert werden. Sie sehen auf einen Blick, auf welchen Zeitarten (Arbeit, Krankheit, Ferien, Feiertage, Unfall etc.) die Differenzen entstanden sind. Diese Kontrollmöglichkeit kann nur genutzt werden, wenn ein offener Lohnlauf besteht.

Nach jedem Monat erfolgt eine Gesamtübersicht mit der Totalisierung der Sollzeit, der Istzeit und der Differenzstunden. Am Ende der Auswertung finden Sie zudem den Gleitzeit- und Überstundensaldo per Datum.

Feldname	Beschreibung / Beispiel
Datum von / bis	Eingabe der Periode, welche ausgewertet werden soll. Diese ist frei wählbar.
Layout	- Tag: Die Daten werden pro Mitarbeitenden pro Tag aufgeführt. - Mitarbeiter: Rekapitulation der Soll- und Iststunden für die gewünschte Zeitperiode pro Mitarbeitenden.
Wochenkontrolle (Verwendbar zusammen mit Layout 'Tag')	Eingabe der wöchentlichen Höchstarbeitszeit. Differenz von manuell erfasstem Wert in Vergleich zur Ist-Zeit pro Woche.
nur Tage mit Sollzeit	Es werden nur Istzeit-Posten ausgewiesen, welche über eine Sollzeit verfügen. Rapportierte Stunden ohne Sollzeit (Kompensations- und Vorholtage, Samstage und Sonntage) werden nicht aufgeführt.
nur Tage mit Differenz	Es werden nur Istzeit-Posten ausgewiesen, welche eine Differenz zur Sollzeit haben.
Ausgabe ins Excel	Die ganze Auswertung lässt sich ins Excel übertragen.

Hinweis: Voraussetzung für diese Auswertung ist, dass der Arbeitszeitkalender verwendet wird und alle Arbeits- und Absenzstunden rapportiert werden.