Ablauf des Lohnlaufes in allen Schritten erklärt

Der aktuelle Monat ist abgeschlossen nun geht es an die Verabeitung des definitiven Lohnlaufes.

Gehen Sie hierzu in das Rapportierungsjournal, in welches die Posten aus SwissSalary EasyRapport importiert werden sollen.

Unter der Rubrik 'Zugehörig' finden Sie den Abschnitt 'Funktionen' und weiter 'Posten holen'.

Feldname	Beschreibung / Beispiel
Buchungen zugelassen von / bis	Beim Import der Daten wird immer die Periode geschlossen, welche aktuell bearbeitet wird. Sind Sie bspw. an der Bearbeitung des Monats Mai xx, dürfen diese Daten seitens SwissSalary EasyRapport nicht mehr bearbeitet werden. Somit stellen Sie das Feld 'Buchung zugelassen von:' auf den 01.06.xx, die 'Buchung zugelassen bis:' verlängert sich automatisch anhand der Einstellung in den EasyRapport Einrichtungen.
Synchronisation ausführen	Mit Aktivierung dieses Schiebers wird beim Posten holen der EasyRapport Transfer durchgeführt. (Empfohlen) Die Aktivierung des Transfers schreibt alle Posten in das sog. Importjournal*. Diese Tabelle wird bei jedem Transfer befüllt.
Posten ins Journal übertragen	Um die Posten ins entsprechende Rapportierungsjournal ins SwissSalary zu übetragen, muss dieser Schieber aktiviert werden.
Nur visierte Posten	Ist dieser Schieber aktiv, werden nur die im SwissSalary EasyRapport visierten Posten ins Journal übertragen. Diese Funktion ist angedacht, wenn bspw. beim Akonto Lohnlauf bereits visierte Spesen importiert und berücksichtigt werden sollen. Für die Verarbeitung des definitiven Lohnlaufes empfehlen wir die Nutzung-dieser Funktion nicht. Beachten Sie daher den Abschnitt Kontrollmöglichkeiten
Stichtag	Hier wird das Datum erfasst, bis wann die EasyRapport Posten import werden sollen. Um oben aufgeführtes Beispiel wieder aufzugreifen, wenn Sie an der Verarbeitung des Mai Lohnlaufes sind, ist hier die Eingabe: 31.05.xx erforderlich

Sind alle Einstellungen getätigt, können Sie den Import mit 'OK' starten. Anschliessend werden alle EasyRapport Posten in das Journal übertragen, in welchem Sie sich gerade befinden.
Die Zuweisung des Journals erfolgt in der Einrichtung der EasyRapport Gruppe. D.h. wenn mehrere EasyRapport Gruppen mit Zuweisung unterschiedlichen Journalen vorhanden sind, muss oben aufgeführter Ablauf für alle Journale separat erfolgen.

Ist der Import erfolgreich durchgeführt, wird am Schluss die Anzahl der importierten Datensätze angezeigt.

Das Importjournal beinhaltet alle EasyRapport Datensätze, welche durch den Transfer synchronisiert, aber noch nicht ins Rapportierungsjournal übertragen wurden. Beim Übertrag ins Rapportierungsjournal werden die einzelnen Posten auf Fehler überprüft.

Erhalten Sie beim Posten holen eine Fehlermeldung, wird der Import der Daten unterbrochen. D.h. es werden nicht alle Posten aus SwissSalary EasyRapport ins Lohnjournal von SwissSalary übernommen. Prüfen Sie daher jede Fehlermeldung genau. In vielen Fällen lassen sich die fehlerhaften Datensätze im Importjournal korrigieren.

Den Beschrieb zu den gängigsten Fehlermeldungen und deren Lösungsansätze finden Sie in unseren SwissSalary EasyRapport FAQ.

Ohne Setzten eines Stichtags werden alle im SwissSalary EasyRapport bereits erfassten und noch unverbuchten Posten ins Rapportierungsjournal übertragen. Ist dies der Fall, dürfen die zu viel ins Rapportierungsjournal importierten Daten auf keinen Fall wieder gelöscht werden. Posten, welche einmal ins Rapportierungsjournal übertragen und im SwissSalary EasyRapport nicht nochmals geändert wurden, werden kein weiteres Mal importiert. Die zu viel importierten Posten können im Rapportierungsjournal bestehen bleiben, da bei der Lohn Abrechnung immer auch das Belegdatum berücksichtigt wird. Sprich Ferien mit Belegdatum August, werden vom System erst im August Lohnlauf verarbeitet.

Wichtig: Sie werden beim Start des Datenimports mittels Warnhinweis darauf hingewiesen, wenn das Feld 'Stichtag' nicht ausgefüllt ist.

Sind im Importjournal noch Datensätze mit Belegdatum für die gewählte Abrechnungsperiode vorhanden, werden Sie beim Lohn abrechnen mittels Warnmeldung darauf aufmerksam gemacht. Daten, welche sich noch im Importjournal befinden, werden für die Lohnabrechnung nicht berücksichtigt. Dies kann dazu führen, dass nach dem Lohn verbuchen, die Posten im SwissSalary EasyRapport verschwinden. Ist dies der Fall, melden Sie sich für die Wiederherstellung der Daten bei uns im Support.

Beachten Sie bitte unser Manual Jahresendverarbeitung. Dieses finden Sie mit der Suchfunktion unter Dokumentationen. (Kein direkter Link auf Manual, da dieses jährlich erneuert wird.)