Vorgehen Berechnung 13. Monatslohn

In der Rapportierung unterstützt SwissSalary Sie bei der Berechnung und Auszahlung des 13. Monatslohnes. Es sind sechs unterschiedliche Arten und Zeitpunkte in diesem Manual beschrieben:

•Berechnung und Auszahlung mit Akontozahlung November (1.2.1)

•Berechnung und Auszahlung mit Lohnlauf November (1.2.2)

•Berechnung und Auszahlung nach Lohnlauf November als Zusatz- Lohnlauf (1.2.3)

•Berechnung und Auszahlung mit Akontozahlung Dezember (1.2.4)

•Berechnung und Auszahlung mit Lohnlauf Dezember (1.2.5)

•Berechnung und Auszahlung nach Lohnlauf Dezember als Zusatz-Lohnlauf (1.2.6)

In diesem Manual wird detailliert beschrieben, wie der einzelne Lohnlauf abgerechnet werden muss und welche Kontrollfunktionen zur Verfügung stehen. Somit müssen Sie also nur das Kapitel beachten, welches für Ihr Unternehmen massgebend ist. 

Grundsätzlich kann der 13. Monatslohn jederzeit rapportiert und ausbezahlt werden. Beachten Sie dazu das Kapitel Individuelle unterjährige Auszahlung 13. Monatslohn.   

WICHTIGE HINWEISE UND TIPPS:

- Bitte beachten Sie, dass bereits unter dem Jahr ausbezahlte Anteile des 13. Monatslohnes (pro rata) automatisch berücksichtigt werden. Eine manuelle Kürzung ist nicht notwendig.

- Soll die Auszahlung des 13. Monatslohnes auf- oder abgerundet werden? Auf der Lohnart-Karte können Sie dies im Register Funktion auswählen. Beachten Sie, dass durch das Auf- oder Abrunden der Auszahlungs-Lohnart Differenzen zur Rückstellung der FIBU und Kostenrechnung entstehen.

Rundungspräzision:

0.05         = Rundung auf CHF      0.05 genau

etc.

Rundungsart:

Kaufmännisch = Rundung kaufmännisch (Standard)

Aufrunden = immer aufrunden

Abrunden = immer abrunden

- Firmen, welche mit der Auszahlungsart "Postenübertrag auf Folgemonat" arbeiten (Spesen/Zulagen des Vormonats werden erst im Folgemonat berücksichtigt), können die Berechnungsmöglichkeiten Akontozahlung November/Dezember nicht verwenden.

- Die Beschreibungen im Manual beziehen sich hauptsächlich auf Mitarbeitende im Monatslohn. Wir empfehlen Ihnen die Mitarbeitenden im Stundenlohn entweder mit dem Lohnlauf November (Anfangs Dezember), als Zusatz-Lohnlauf nach dem Lohnlauf November oder mit dem Lohnlauf Dezember abzurechnen. Bedenken Sie, dass bei Mitarbeitenden im Stundenlohn per Ende November erst die Rückstellungen Januar - November vorhanden sind. Die Restzahlung des 13. Monatslohnes kann erst mit dem Dezember-Lohnlauf erfolgen und eine Auszahlung des 13. Monatslohnes mit diesem Lohn soll immer erfolgen. Errechnen Sie die Auszahlung wie unter Berechnung und Auszahlung mit Lohnlauf Dezember beschrieben. Diese Anleitung kann auch für die Auszahlung mit dem Lohnlauf November verwendet werden.

- Bei den Auszahlungsmethoden nach Ziffer 1.2.1 - 1.2.4 sind möglicherweise noch nicht sämtliche 13. Monatslohn pflichtigen Bestandteile erfasst. Es könnte bis Ende Jahr somit noch eine Nachzahlung oder auch eine Kürzung des 13. Monatslohnes nötig sein. Dies geschieht nicht automatisch und muss manuell ausgelöst werden. Das Vorgehen ist im Kapitel Berechnung und Auszahlung mit Lohnlauf Dezember beschrieben. Nachzahlungen können entstehen, sofern Sie im Lohnlauf November resp. Dezember noch pflichtige Lohnarten erfassen. Kürzungen können entstehen wenn Mitarbeitende im Dezember austreten und bereits mit dem Lohnlauf November den vollen 13. Monatslohn erhalten haben. Sie entscheiden, wie Sie in diesen Fällen vorgehen wollen (auszahlen/nicht auszahlen). Bei einer zusätzlichen Abrechnung im Dezember werden die bereits ausbezahlten Beträge berücksichtigt.

- Haben Sie vor der Auszahlung des 13. Monatslohnes Änderungen an den Pflichtigkeiten (13. ML) vorgenommen? Das führt zu einer Differenz zwischen der Rückstellung in der FIBU/Kostenrechnung gegenüber der effektiven Auszahlung. Mit der Lohnartenliste A4H resp. A4Q können Sie sich die beiden Lohnarten 13. Monatslohn Auszahlung und 13. Monatslohn Rückstellung vergleichen. Die Differenz wird manuell in der FIBU bzw. Kostenrechnung ausgebucht.

TIPP: 

Nehmen Sie sich für das Controlling des 13. Monatslohnes genügend Zeit. Korrigieren Sie nicht einfach die vorgeschlagenen Beträge manuell ab, sondern prüfen Sie, woher die Differenzen stammen. Berechnen Sie die Auszahlung mit SwissSalary bis die Werte mit Ihren Vorgaben übereinstimmen. Mit der einmaligen Einrichtung der Pflichtigkeiten stimmen die Rückstellungen im nächsten Jahr 1:1 mit der Auszahlung überein und Sie benötigen viel weniger Zeit für das Controlling.

- Beachten Sie, dass bei der Auszahlung des 13. Monatslohnes ebenfalls die speziellen Einrichtungen in den Zahlungsadressen der MitarbeiterInnen (Maximalbeträge) berücksichtigt werden (Betreibungen, Lohnzessionen, Inkassobüros, Kinderzulagen an Fremdadresse etc.). Falls z.B. der gesamte oder ein Anteil des 13. Monatslohnes auf ein bestimmtes Konto, z.B. Betreibungsamt ausbezahlt werden soll, bedenken Sie, dass Sie bei dieser Zahlungsverbindung den Maximal Betrag in diesem Monat entsprechend anpassen. Kontrollieren Sie die Lohnabrechnungen dieser MitarbeiterInnen speziell, damit die richtigen Beträge an die richtige Bankverbindung bezahlt werden.

- Nutzen Sie den automatischen Saldenausgleich bei Ein-/Austritten auch für den 13. Monatslohn? Haben Sie bei Mitarbeitenden ein Austrittsdatum bis Ende Jahr erfasst und sollen diese Mitarbeitenden nicht bei der aktuellen Auszahlung des 13. Monatslohnes berücksichtigt werden? Dann setzen Sie bei diesen Mitarbeitenden in der Personalkarte temporär ein Häkchen bei "Gesperrt". Damit werden sie von der Lohnverarbeitung ausgeschlossen und es ist sichergestellt, dass diese Mitarbeitenden noch keinen 13. Monatslohn ausbezahlt erhalten. Sie können auch für alle Mitarbeitenden den Anteil 13. Monatslohn berechnen lassen und den Eintrag im Rapportierungsjournal entfernen für diejenigen Mitarbeitenden, die aktuell keine Auszahlung des 13. Monatslohnes erhalten sollen. Die Auszahlung müssen Sie dann zum gewünschten Zeitpunkt neu auslösen.