Lettera in serie

Creare un nuovo documento-modello:

Per creare il primo Documento-modello: si deve andare su Modello documento, per creare per es. un Modello documento per un "Attestato di lavoro".

Selezionare "Nuovo", scrivere "ARBEITSBE" nel Codice e "Attestato di lavoro" nella descrizione.

Poi si devono selezionare i campi relativi a Stampa in serie, cliccare nella colonna „Codice lettera in serie" e creare qui una nuova impostazione "AB" per l’attestato di lavoro.

Selezionare ora "Modifica" e creare con i campi della tabella i campi di esportazione desiderati per l’attestato di lavoro. Le tabelle "79 dati della ditta", "3009080 dati personali" e "2000000120 utenti" sono assegnate in modo standard e non si possono inserire altre tabelle.

L’adattamento, però, è flessibile e si possono selezionare nel Campo del nome di riferimento anche altri campi delle tabelle di riferimento. Quindi se per es. si seleziona la tabella Reparto, si possono trasmettere i campi della tabella Reparto.

Una volta attivati i campi necessari, selezionare OK.

Creare un nuovo modello in Word:

Per prima cosa si deve creare un Modello in Word: selezionare quindi nella barra del menu la funzione "Creare". Se si è già creato un documento-modello, comparirà come segue: sostituire l’allegato disponibile?
Se lo si vuole fare, cliccare su "Sì". Se non si è ancora creato il Modello in Word, invece, non comparirà questo avviso. È possibile rielaborare il documento già esistente cliccando su "Aprire". Una volta aperto il Modello documento si possono inserire i campi desiderati tramite "Inserire campo stampa in serie" e creare il modello in Word (formattazione, logo ecc.). Per l’indicazione dell’indirizzo, si può utilizzare il campo "Pulsante indirizzo", in questo modo s’inserirà automaticamente il campo dell’indirizzo.
A questo punto si deve chiudere il modello in WORD (senza salvarlo) e poi comparirà il seguente avviso: Importare l’allegato: ARBEITSBE Attestato di lavoro?
Selezionando Sì, il modello in Word verrà salvato nella banca dati e comparirà un segno di spunta nella colonna "File allegato (Word)". Selezionando un numero di serie "Word" il documento avrà un numero progressivo.

Creare un modello in più lingue:

Se si vuole creare lo stesso modello in diverse lingue, basta selezionare nella barra del menu la funzione "Lingue" e registrare il codice della lingua desiderata, per es. FRS per il francese (Svizzera). Selezionare quindi lo stesso modello di lettera in serie e "Creare" nella barra del menu. Il documento in Word verrà avviato e si potrà creare il modello in Word nella versione francese.

Una volta creato, chiudere il modello in Word (senza salvare) per poi poterlo importare. Si potrà aprire il modello cliccando su "Aprire" nella barra del menu ogni volta che si vuole per apportare delle modifiche, la versione attuale verrà salvata nella banca dati.

Creare una lettera in serie per tutti i lavoratori o per lavoratori selezionati:

È necessario passare all’elenco dei dipendenti e selezionare il modello desiderato nella lettera in serie, in questo caso "Attestato di lavoro". La lettera in serie si avvierà automaticamente e potrà essere stampata.

Se si vuole salvare questa lettera in serie, lo si potrà fare direttamente in Word.

Creare una lettera in serie per un singolo lavoratore:

Se si vuole creare l’attestato di lavoro solo per un lavoratore, bisogna selezionare Dossier nell’elenco dei dipendenti. Qui si trova la lettera creata per ogni lavoratore o altri documenti. Selezionare quindi la lettera in serie.

Selezionare il modello desiderato e cliccare su OK. Il documento in Word si aprirà e sarà pronto per essere stampato. Qui è importante terminare l’operazione, ma non si deve chiudere il file, altrimenti si perde la connessione con il lavoratore. Per importare, selezionare OK:

Il documento è ora importato nel dossier e lo si può "Aprire" quando si vuole.