Lettre en série

Configuration :

Définissez dans les Données de base salaires -> onglet Général -> champ Type enregistrement Dossier, si les modèles et documents WORD doivent être directement sauvegardés dans la base de données.

Créer un nouveau modèle de document:

Créez à présent votre premier modèle de document. Pour ce faire, allez dans Modèle de document. Imaginons que vous souhaitez créer un modèle de document pour une "Attestation de travail".

Sélectionnez "Nouveau" et inscrivez "ATTESTATR" dans Code, et "Attestation de travail" dans la désignation.

À l’étape suivante, veuillez sélectionner les champs de fusion correspondants. Cliquez dans la colonne "Code de la lettre standard" et créez une nouvelle configuration "AT" pour l’attestation de travail.

Sélectionnez maintenant "Modifier" et à l’aide des champs de tableau, créez les champs d’exportation désirés pour votre attestation de travail. Les tableaux "79 Données d’entreprise", "3009080 Banque de données du personnel" et "2000000120 Utilisateur" sont attribués par défaut. Aucun tableau supplémentaire ne peut être ajouté.

Vous pouvez, sous la réf. Nom de champ, sélectionner d’autres champs extrêmement facilement parmi les tableaux de référencement. Ainsi, lorsque vous sélectionnez le tableau Département par ex., vous pouvez transférer les champs à l’intérieur du tableau Département.

Lorsque tous les champs désirés sont activés, veuillez cliquer sur OK.

Créer un nouveau modèle Word:

La prochaine étape consiste à créer un modèle Word. Sélectionnez la fonction "Créer" dans le ruban. Si vous avez déjà créé un modèle de document, le message suivant apparaîtra : Souhaitez-vous remplacer le fichier joint existant?
Si vous souhaitez remplacer le document existant, cliquez sur "Oui". Si aucun modèle Word n’a encore été créé, aucun message ne s’affiche. Vous pouvez modifier un modèle disponible via "Ouvrir". Dans le document Word ouvert, vous pouvez alors insérer les champs désirés via "Insérer un champ de fusion" et créer votre modèle Word (formatage, logos etc.). Pour les coordonnées d’adresse, vous pouvez utiliser le champ "En-tête de l’adresse" et les champs requis seront automatiquement insérés.
Veuillez à présent fermer le modèle WORD (sans le sauvegarder). Le message suivant apparaît: Importer la pièce-jointe : attestation de travail ATTESTATR ?
Répondez par Oui. Le modèle Word est maintenant sauvegardé dans votre base de données. La colonne "Fichier joint (Word)" est désormais cochée. Pour finir, veuillez sélectionner une série de numéros "Word" afin que les documents puissent être numérotés consécutivement.

Créer un modèle dans une autre langue:

Si vous souhaitez créer le même modèle dans d’autres langues, sélectionnez la fonction "Langues" dans le ruban et saisissez le code de langue désiré : FRS pour le français (Suisse) par ex. Sélectionnez à nouveau le même modèle standard que ci-dessus, puis "Créer" dans le ruban. Le document Word est lancé et vous pouvez maintenant créer la version française de ce modèle Word.

Une fois créé, veuillez fermer le modèle Word (sans le sauvegarder), puis l’importer. Vous pouvez à tout moment rouvrir et modifier le modèle à partir du ruban, rubrique "Ouvrir". La version la plus récente est stockée dans la base de données.

Créer une lettre standard pour tous les collaborateurs ou pour un collaborateur spécifique:

Allez à présent dans la liste du personnel et sélectionnez la lettre standard.

Sélectionnez maintenant le modèle désiré, dans notre exemple l’"Attestation de travail". La lettre standard démarre automatiquement et peut être imprimée.

Il est possible de sauvegarder cette lettre standard directement dans Word si vous le souhaitez.

Créer une lettre standard pour un collaborateur spécifique:

Si vous souhaitez créer une attestation de travail seulement pour un collaborateur spécifique, choisissez  Dossier dans la liste du personnel. Vous y trouverez des lettres créées par collaborateur ainsi que d’autres documents. Sélectionnez la lettre standard.

Choisissez le modèle désiré et cliquez sur OK. Le document Word s’ouvre. Imprimez et achevez le document, mais ne le fermez pas, sinon l’association au collaborateur ne pourra pas se faire. Sélectionnez OK pour l’importer le document est maintenant importé dans Dossier et peut être réaffiché à tout moment via "Ouvrir".