Clôturer les soldes

Il est maintenant possible, depuis la mise à jour 5058.000, de clôturer aussi bien des soldes horaires positifs que des soldes horaires négatifs. Vous pouvez également définir une limite positive de manière à ce que seules les valeurs dépassant cette limite soient réduites. La valeur définie comme limite est donc retenue comme solde horaire positif pour le collaborateur. Sans limite, les soldes horaires sont placés sur 0.

Vous pouvez clôturer définitivement les soldes suivants au U31.12.xx (date du dernier jour du mois) :

❑Vacances

❑Heures supplémentaires

❑Travail supplémentaires (rarement utilisé)

❑Travail supplémentaires ordonner (rarement utilisé)

❑Jours à rattraper

❑Horaire variable

❑Heures de travail

❑Travail de nuit (bonus-temps de 10%; depuis le 01.08.03)

❑Heures dues

❑Heures effectives

Nous vous recommandons de clôturer les soldes du temps de travail, des heures obligatoires et des heures effectives (calendrier du temps de travail) en fin d’année afin que ces soldes soient remis à ZÉRO au 1er janvier de la nouvelle année.

Si les soldes de congé, d’heures supplémentaires et les soldes horaires flexibles etc. de vos collaborateurs viennent à échéance le 31 décembre, vous pouvez également clôturer ces soldes (rarement utilisé). Pour ce faire, toutes les options de filtrage sont bien sûr à votre disposition (ex.: uniquement certains collaborateurs, uniquement le groupe décompte 'SM' etc.). Si des soldes négatifs doivent être supprimés, l’opération peut se faire de manière automatisée à travers ce processus.

REMARQUE IMPORTANTE :

❑Le traitement de salaire ne doit être démarré qu’au moment où tous les traitements de salaire de tous les groupes décompte ont définitivement été comptabilisés pour le mois de décembre ! (Veuillez également vérifier que les journaux COFI/COEX/de projet ont été comptabilisés !)

❑Les soldes des salariés partis en cours d’année, ainsi que ceux des collaborateurs verrouillés sont également soldés !

Procédure:

1. Assurez-vous que tous les traitements de salaire de l’année précédente ont été entièrement traités et comptabilisés. (Veuillez aussi contrôler que les journaux COFI/COEX/de projet ont été comptabilisés !)

2.Appelez la fonction 'Clôturer les soldes'.

3.Définissez la date de fin d’année à laquelle les soldes doivent être clôturés.

4.Vous pouvez sélectionner les soldes à clôturer dans la zone Options.  Définissez si parmi ces soldes, il faut soit clôturer uniquement un solde positif, soit uniquement un solde négatif ou toujours clôturer les soldes. Si les soldes positifs doivent être réduits à une valeur maximale, définissez la limite à conserver. Si un solde ne doit pas être clôturé, ne saisissez rien pour ce solde et laissez l’option de champ positif/négatif/toujours vide.

5.Dans la zone de filtrage 'Banque de données du personnel', des filtres individuels peuvent, comme à l’accoutumée, être définis. Saisissez IMPÉRATIVEMENT un groupe décompte.

6.Lancez le traitement en appuyant sur 'OK' : le tout dernier traitement de salaire est calculé. Confirmez le message indiquant que le décompte salaire a été exécuté avec succès au U31.12.20XX par 'OK'. U devant la date signifie Ultimo: c’est un jour fictif entre le 31 décembre de l’année précédente et le 1er janvier de la nouvelle année. (le message de compte-rendu d’exécution diffère bien sûr sensiblement en fonction de l’entreprise et des critères de filtrage, pour le nombre de postes salaire et le nombre de collaborateurs)

7.Pour contrôler, vous pouvez vérifier les soldes clôturés dans les postes salaire des collaborateurs et via la fiche du personnel, dans l’onglet 'Statistiques'.

8.Ce traitement de salaire peut être extourné comme un traitement de salaire habituel. Pour ce faire, il est possible de réexécuter le décompte de ce traitement de salaire.

9.Comme il s’agit d’un traitement de salaire, celui-ci doit également être comptabilisé. Assurez-vous que tous les journaux COFI/COEX/de projet sont vides avant de lancer le processus de comptabilisation salariale. Lors de la comptabilisation, AUCUNE donnée n’est inscrite dans la comptabilité financière, dans la comptabilisation des coûts (COEX) ou dans les projets.