Dossier

Vous pouvez autoriser le chef du département à visualiser les données de ses collaborateurs (fiche employé), ainsi que les saisies de dossier stockées concernant les collaborateurs. Vous pouvez, à l’aide des limitations par type de document dans le dossier des collaborateurs, verrouiller certains types pour le chef de département.

Le chef de département doit être un utilisateur. Saisissez avec votre administrateur ou partenaire les rôles d’autorisation respectifs par défaut (généralement, seulement les droits de lecture/rôles d’autorisation SWS*).

La configuration se poursuit dans la fiche employé, dans le champ Département. Assignez au superviseur le département qui convient.

Allez ensuite dans la configuration utilisateur, sélectionnez les colonnes Autorisations de département et No de personnel. Indiquez le responsable de département sous ID de l’utilisateur, cochez Autorisations de département, puis entrez son numéro de personnel dans la colonne N° employé.

Le responsable de département a maintenant accès à la fiche employé de ses collaborateurs et peut visualiser son contenu. Il a également accès au Dossier des collaborateurs de ses collaborateurs.

Dans le dossier des collaborateurs, dans la colonne Type de document, vous pouvez sélectionner la colonne Accès pour le responsable. Cochez les types de document que le responsable est autorisé à visualiser.

Exemple

Vous avez défini les types de document suivants:

- Curriculum vitae

- Décompte salaire

- Certificat de salaire

- Rapport d’activité

- Certificats médicaux

Vous souhaitez octroyer au responsable de département un accès à tous les types de document, sauf aux certificats médicaux, car ceux-ci contiennent des données particulièrement sensibles. Veuillez donc tout cocher dans la colonne Accès pour le responsable, sauf le type Certificats médicaux.

Via 'Importer les archives - dossier ZIP', toutes les archives ZIP peuvent être importées dans le dossier du personnel, puis directement transférées vers SwissSalary Direct (exclusivement les fichiers PDF). Cette fonction peut servir à transférer un grand nombre de documents personnalisés, comme les relevés d’heures d’une entreprise spécifique ; la condition étant que le numéro de personnel soit suivi d’un tiret bas dans le nom de fichier.

Exemple:

Envoi du relevé d’heures du collaborateur 1001 d’août 2021.

Fichier:

1001_Stundenkarte 2021-08.pdf

Vous pouvez, via la configuration SwissSalary Direct, sélectionner dans l’option 'Envoyer les documents à', soit 'Tous les collaborateurs', soit 'Collaborateurs enregistrés' (SwissSalary Direct). Nous avons amélioré le filtre de l’option 'Collaborateurs enregistrés'.

Outre le décompte salaire et le certificat de salaire, la fiche des rapports d’activité peut maintenant également être envoyée via SwissSalary Direct. Nous satisfaisons ainsi une requête souvent formulée par nos clients.

Veillez impérativement à créer une saisie dans le dossier des collaborateurs. Pour ce faire, allez dans la colonne Type de document, sélectionnez la colonne Attribution de rapport et assignez la valeur Fiche des rapports d’activité au code correspondant. Une fois cette attribution effectuée, vous pouvez envoyer les documents comme vous en avez l’habitude avec le décompte salaire/ certificat de salaire.

Les types de document du dossier Personnel peuvent à présent être traduits. Vous trouverez dans le ruban la rubrique 'Traduction', où vous pourrez traduire le texte du type de document dans l’une des autres langues du système (DES/FRS/ITS/ENU). Si vous modifiez la langue du système pour passer de l’'Allemand (Suisse)' au 'Français (Suisse)' par ex., vous trouverez alors votre type de document rédigé en français (à condition que celui-ci soit traduit dans le tableau).