Einrichtung «Offene Schnittstelle»

Code

Eindeutiger/logischer Code (z.B. ZEIT oder BVG etc.)

Bezeichnung

Eindeutige Bezeichnung der Schnittstelle

Folge-Lohnarten unterdrücken

Durch Aktivieren dieser Funktionalität können die Folge-Lohnarten unterdrückt werden.

Hinweis: Einige Lohnarten ziehen automatisch Folge-Lohnarten mit; oftmals bei manueller Rapportierung gewünscht, jedoch in Einzelfällen nicht bei automatischen Imports.

Datei Typ

Zuweisung gemäss Import-Datei:

•.xlsx

•.txt, .csv

Zeichensatz

Zuweisung gemäss Import-Datei:

•ASCII

•ANSI

•UTF-8

Start Import Zeile

Startzeile erfassen

Ab welcher Zeile soll der Import starten?

z.B. Titelzeile vorhanden -> Import ab Zeile 2 (Titel können nicht importiert werden)

Posten für ausgetretene Mitarbeiter

Gewünschte Option wählen:

•Meldungen anzeigen

Beim Datenimport erscheint folgende Meldung: 'Mitarbeitender ist ausgetreten. Trotzdem erfassen?' Wird diese mit 'Nein' quittiert, bricht der gesamte Import ab.

Zudem wird mit einer Meldung darauf hingewiesen, wenn Daten mit einem Belegdatum importiert werden sollen, welche in der vergangenen Periode bereits importiert und verbucht wurden.

•Meldungen ignorieren

Zeigt Meldungen nicht an, Daten werden importiert

•Nicht importieren

Zeilen mit entsprechenden Daten werden nicht importiert

Feld Trennung

(nur Datei Typ: .txt, .csv)

Zuweisung gemäss Import-Datei:

•fix

•variabel

--> bei Excel-Import-Datei hat Zuweisung keinen Impact

Feld Trennung Art

(nur Datei Typ: .txt, .csv)

Zuweisung gemäss Import-Datei:

•Zeichen

•ASCII Dec

--> bei Excel-Import-Datei hat Zuweisung keinen Impact

Feld Trennung Zeichen

(nur Datei Typ: .txt, .csv)

Erfassung Zeichen gemäss Import-Datei

Mit welchem Zeichen sind die Felder getrennt?

z.B. Semikolon (;), Komma (,) etc.

--> bei Excel-Import-Datei hat Zuweisung keinen Impact

Datei Import

Gewünschte Option wählen:

•Datei

Beim Import-Prozess zum gewünschten Verzeichnis navigieren und entsprechende Import-Datei auswählen.

•Verzeichnis (nicht gültig für Web-Client)

Beim Import-Prozess das gewünschte Verzeichnis auswählen -> sämtliche Dateien im Verzeichnis, werden automatisch importiert.

•ZIP-Archiv

Beim Import-Prozess zum gewünschten Verzeichnis navigieren und entsprechendes ZIP-Archiv auswählen.

Feldnr

Feldnr./Positionsnr pro Feld innerhalb der Zeilen erfassen

Frei wählbare – fortlaufende – Nummerierung der einzelnen Felder z.B. 1, 2, 3, etc.

Beschreibung

Bezeichnung des Feldes aus der Import-Datei erfassen

z.B. Mitarbeiternummer, Name, Vorname, Belegnummer etc.

Zuordnung

Mapping der Spalten, welche in SwissSalary für den Daten-Import zur Verfügung stehen.

Hinweis: blank 'leer' -> kein Mapping/keine Datenübernahme

Ersetzen

Bei Bedarf:

Hier können Werte des Import-Files mit einem neuen Wert ersetzt werden.

------------

Datei Wert | Import Wert

Beispiel:

In der Import-Datei hat es den Datei Wert 999, welcher der Lohnart 1000 in SwissSalary entspricht -> Datei Wert 999 mit Import Wert 1000 ersetzen.

-------------

Anzahl Faktor

Bestimmen mit welchem Faktor der importierte Wert berechnet werden soll.

Beispiel:

Wenn Stunden in Minuten umgerechnet werden sollen.

-----------

Ansatz Faktor | Betrag Faktor

gem. Anzahl Faktor

-----------

Anzahl als Saldo

Üblicherweise importiert man die Bewegung (Ferienbezüge, Überstundenbezüge etc.). Falls jedoch die Zeiterfassungssoftware nur die Salden per Ende Monat anbieten kann, berechnet SwissSalary die Bewegung aus den beiden Saldo-Werten (letzter vs. aktueller).

Beispiel:

Die Zeiterfassungssoftware überliefert jeweils den Feriensaldo per Ende Monat:

Ende Monat April = Feriensaldo 25 Tage

Ende Monat Mai = Feriensaldo 20 Tage

Wenn Häkchen bei «Anzahl als Saldo» gesetzt, wird der importierte Wert nicht 1:1 weitergegeben, sondern SwissSalary berechnet die Bewegung zwischen den beiden Werten und übergibt die Bewegung.

D.h. beim oben erwähnten Beispiel = 5 Tage

------------

Zeile überspringen

Einzelne Dateninhalte werden beim Import-Vorgang übersprungen.

Beispiel:

In der Import-Datei gibt es Einträge mit der Lohnart 101, welche Sie nicht importiert werden sollen.

In der Spalte Datei Wert Lohnart 101 erfassen --> Import Wert LEER lassen --> in der Spalte «Zeile überspringen» Häkchen setzen.

Beim Import-Vorgang werden nun sämtliche Zeilen mit der Lohnart 101 nicht eingelesen.

Zellen Formatierung

(bezgl. Zuordnung: Belegdatum)

Bei Bedarf:

Bezug zum Zuordnungswert: Belegdatum

Standard-Formatierung in SwissSalary:

Tag.Monat.Jahr = DD.MM.YYYY = z.B. 01.01.2023

Allenfalls muss deshalb die Formatierung des Datums aus dem Import-File angepasst werden.

Dezimalformatierung für Minuten

Zur Auswahl:

•Industrieminuten (100 Einheiten)

•Echtzeit (60 Einheiten)

Umrechnung von Industrieminuten in Echtzeitminuten

Falls der entsprechende Wert auf der Import-Datei in Industrieminuten geliefert wird – jedoch Echtzeitminuten benötigt werden für die weitere Verarbeitung, kann dieser mit der entsprechenden Einstellung umgerechnet werden --> Echtzeit (60 Einheiten).

Vorangest. Zeichen löschen

(nur Datei Typ: .txt, .csv)

Bei Bedarf:

Zeichen vor Wert löschen

Falls beim entsprechenden Wert auf der Import-Datei ein Zeichen vorangestellt geliefert wird, kann dieses entfernt werden (Zeichen in dieser Spalte erfassen).

Beispiel:

Pers-Nr. geliefert: «157945  |  übergeben: 159745

Zeichen am Ende löschen

(nur Datei Typ: .txt, .csv)

Bei Bedarf:

Zeichen am Ende des Wertes löschen

Falls beim entsprechenden Wert auf der Import-Datei ein Endzeichen mitgeliefert wird, kann dieses entfernt werden (Zeichen in dieser Spalte erfassen).

Beispiel:

Pers-Nr. geliefert: 157945»  |  übergeben: 159745

Faktor

Bei Bedarf:

Wert mit Faktor umrechnen

Falls der eingehende Wert auf der Import-Datei mit einem bestimmten Faktor umgerechnet werden soll, kann dieser Umrechnungsfaktor hier festgelegt werden.

Fester Wert

Bei Bedarf:

Fester Wert übergeben

Falls beim entsprechenden Wert auf der Import-Datei ein allfälliger Wert bzw. kein Wert geliefert wird, kann hier festgelegt werden, welcher Fix-Wert übernommen werden soll.

Beispiel:

Kostenstelle geliefert: 4500  |  Fester Wert übergeben: 9999

Start Position
(nur Datei Typ: .txt, .csv)

Falls notwendig:

Startposition gemäss Import-Datei erfassen

Falls bei der Import-Datei zusätzlich mit der Startposition gearbeitet werden muss, angegeben bei welcher Startposition ein Wert beginnt.

Feld Länge
(nur Datei Typ: .txt, .csv)

Falls notwendig:

Feld Länge gemäss Import-Datei erfassen.

Falls bei der Import-Datei zusätzlich mit der Feldlänge gearbeitet werden muss, sind diese Werte gemäss der Schnittstellenbeschreibung (Fremdsoftware) zu erfassen.