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Wenn Sie einen neuen Zugang erstellen wollen, haben Sie in der SwissSalary Direct Einrichtung die Funktion "Zugang erstellen". Sie werden auf eine Internetseite geleitet, in welcher Sie die benötigten Angaben erfassen können.
Feldname
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Beschreibung / Beispiel
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Name
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Hier erfassen Sie den Namen der Firma respektive des Mandanten
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Subdomain
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Die Subdomain bestimmt, wie die Webadresse heissen soll, auf welcher sich die Mitarbeitenden anmelden und ist frei wählbar. Dabei ist zu beachten, dass die Mitarbeitenden die Subdomain in der Webadresse verwenden, somit bietet es sich an, den Namen des Unternehmens als Subdomain zu verwenden. Die Subdomain im folgenden Beispiel wäre "Muster".
https://muster.swisssalarydirect.ch
Zu beachten ist, dass die Subdomain keine Leerzeichen oder Sonderzeichen beinhalten kann. Der Subdomain-Name kommt immer vor den Domain-Namen swisssalarydirect.ch: <subdomain>.swisssalarydirect.ch
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Microsoft BC Lizenz
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Dies wird automatisch erfasst.
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Standard Preis Plan
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Hier haben Sie Basis, Plus und Advanced zur Auswahl. Weitere Informationen dazu finden Sie ein den entsprechenden Kapiteln.
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Kundenadmin Email
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Hier wird der Benutzername des SwissSalary Direct Administrator-Benutzers eingetragen. Verwenden Sie hier im optimalen Fall eine personal@muster.ch Adresse, die von mehreren Mitarbeitenden eingesehen werden kann.
Die Funktionen des Administrators werden im enstrechenden Kapitel detailliert beschrieben.
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Bestätigen Sie Ihr Email
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Bestätigen Sie die Kundenadmin Email.
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Passwort
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Hier wird das Passwort des SwissSalary Direct Administrator-Benutzers eingetragen. Beachten Sie die minimalen Passwort-Anforderungen, die im Popup-Fenster angezeigt werden.
à Eine Änderung nach erfolgtem Login ist via Benutzer Einstellungen möglich. Bitte beachten Sie, dass das geänderte Passwort anschliessend in der SwissSalary Direct Einrichtung auch angepasst werden muss.
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Bestätigen Sie das Passwort
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Bestätigen Sie das Passwort zum Kundenadmin.
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Kontaktangaben
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Erfassen Sie hier bitte die Kontaktangaben der Person, welche den SwissSalary Direct Zugang erstellt hat und für SwissSalary die Ansprechperson ist. Diese Angaben können nach erfolgtem Login unter den Benutzer Einstellungen anpassen.
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Erstellen
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Sobald Sie auf "Erstellen" klicken, werden die entsprechenden Verknüpfungen erstellt. Im Anschluss sind die Angaben wie unten beschrieben in der SwissSalary Direct Einrichtung zu erfassen.
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SwissSalary Direct Einrichtung-> Register Allgemein
Feldname
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Beschreibung / Beispiel
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Subdomain
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Die Subdomain bestimmt, wie die Webadresse heissen soll, auf welcher sich die Mitarbeitenden anmelden und ist frei wählbar. Dabei ist zu beachten, dass die Mitarbeitenden die Subdomain in der Webadresse verwenden, somit bietet es sich an, den Namen des Unternehmens als Subdomain zu verwenden. Die Subdomain im folgenden Beispiel wäre "Muster".
https://muster.swisssalarydirect.ch
Zu beachten ist, dass die Subdomain keine Leerzeichen oder Sonderzeichen beinhalten kann. Der Subdomain-Name kommt immer vor den Domain-Namen swisssalarydirect.ch: <subdomain>.swisssalarydirect.ch
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Benutzername
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Hier wird der Benutzername des SwissSalary Direct Administrator-Benutzers eingetragen. Verwenden Sie hier im optimalen Fall eine personal@muster.ch Adresse, die von mehreren Mitarbeitenden eingesehen werden kann.
Die Funktionen des Administrators werden im entsprechenden Kapitel detailliert beschrieben.
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Passwort
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Hier wird das Passwort des SwissSalary Direct Administrator-Benutzers eingetragen. Beachten Sie die minimalen Passwort-Anforderungen, die im Popup-Fenster angezeigt werden.
à Eine Änderung nach erfolgtem Login ist via Benutzer Einstellungen möglich. Bitte bedenken Sie, dass das geänderte Passwort anschliessend in der SwissSalary Direct Einrichtung auch angepasst wird.
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Zuletzt synchronisiert am:
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Hier wird automatisch das Datum geschrieben, wann die letzte Synchronistion durchgeführt wurde. Zu Beginn ist dieses Feld leer.
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Auto. Sync Aktiviert
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Mit dieser Funktion kann eine regelmässige automatische Synchronisation mit SwissSalary Direct hinterlegt werden. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie zahlreiche Ein- und Austritte haben.
Durch Aktivieren des Häkchen öffnet sich ein Fenster für die Aufgabenwarteschlangenposten. Im Bereich "Serie" können Sie nun die gewünschten Tage wählen, an welchen die Synchronisation durchgeführt werden soll. Geben Sie eine Start- und Endzeit ein sowie die Anzahl Minuten zwischen den einzelnen Ausführungen. Wenn Sie beispielsweise an Werktagen jeweils von 07.00 bis 18.00 Uhr eine stündliche Synchronisation wünschen.
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KLE-Sync aktiviert
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Krankheits- und Unfallmeldung mit KLE synchronisieren
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Firma Key
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Dieser Key wird automatisch generiert. Bitte nie verändern, ausser ein Mandant wird kopiert. Beachten Sie dazu unbedingt den entsprechenden Eintrag. àsiehe Mandanten
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Mandanten Name Filter
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Hier kann/können die Mandanten Namen eingetragen werden, für welche die Dokumente hochgeladen werden sollen. Bei mehreren Mandanten können die Mandanten-Namen mit den üblichen Filtermöglichkeiten eingetragen werden, z.B. Mandant1|Mandant2|Mandant3
Hinweis: Dies kann hilfreich sein, wenn z.B. jeweils ein Testmandant aus dem produktiven Mandanten erstellt wird. Mit dem Mandanten-Filter wird verhindert, dass die Dokumente aus dem Testmandanten hochgeladen werden.
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Datenbank Name
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Bei der Einrichtung von SwissSalary Direct wird der Datenbank Namen in der Einrichtung gespeichert. Wird dann eine Kopie gemacht und aus dieser eine Synchronisation ausgelöst, erfolgt eine Prüfung des Names von der Direct Einrichtung mit der aktuellen Datenbank. Stimmen die beiden Werte nicht überein, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
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SwissSalary Direct Einrichtung-> Register Dokumente
Feldname
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Beschreibung / Beispiel
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Dokumente senden an:
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Alle Mitarbeiter:
Es werden auch Dokumente für Mitarbeitende hochgeladen, welche sich noch nicht für SwissSalary Direct registriert haben. Ein Vorteil ist, dass sobald sich ein Mitarbeitender für SwissSalary Direct registriert hat, dieser auch die Lohnabrechnungen sowie allfällige weitere hoch geladene Dokumente der vergangenen Monat einsehen kann.
Ein Mitarbeitender gilt dann als registriert, wenn er sich in SwissSalary Direct mit seinem persönlichen Registrierungscode erfolgreich angemeldet und seine E-Mail-Adresse bestätigt hat.
Nur registrierte Mitarbeiter:
Es werden nur Dokumente für registrierte Mitarbeitende hochgeladen. Aus Sicht des Datenschutzes empfiehlt sich diese Einstellung. So sind keine Dokumente in einer Cloud gespeichert, wenn der Mitarbeitende dem nicht ausdrücklich durch seine Registrierung zustimmt.
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Textblock für Registrierungscode
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Hier wird der Text definiert, welcher der Mitarbeitende auf der Lohnabrechnung sieht, bis er sich für SwissSalary Direct registriert hat.
Hinweis: %7 ist der Platzhalter für den Registrierungscode und %8 ist der Platzhalter für die Web-Adresse inklusive Subdomain zum Login.
Bei Bedarf kann durch die Auswahl der Sprache ein Text in einer anderen Sprache erfasst werden.
Sobald sich der Mitarbeitende für SwissSalary Direct registriert hat, wird der Text nicht mehr auf der Lohnabrechnung angezeigt.
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Keine Email Benachrichtigung
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Wenn Sie diese Häkchen aktivieren, erhalten die Mitarbeitenden beim Upload eines Dokuments keine Email Benachrichtigung. Dies kann zu Testzwecken oder beim mehrfachen Upload von älteren Dokumenten von Nutzen sein.
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Test Modus
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Ist dieses Häkchen gesetzt, kann das Hochladen der Dokumente getestet werden. Der ganze Prozess wird durchgeführt, jedoch werden keine Dokumente in SwissSalary Direct gespeichert und es werden auch keine E-Mails an die Mitarbeitenden gesendet.
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Funktionen / Berichte
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Beschreibung / Beispiel
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Verbindungstest
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Mit dem Verbindungstest kann geprüft werden, ob die Verbindung mit dem SwissSalary Direct Server aufgebaut werden kann. Ist der Test erfolgreich, erscheint folgende Meldung:
"Verbindungstest erfolgreich."
Sollte der Verbindungstest fehlschlagen, prüfen Sie bitte als Erstes die Systemvoraussetzungen.
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Synchronisieren
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Mit dieser Funktion werden alle Mitarbeitende mit dem SwissSalary Direct Server synchronisiert. War die Synchronisation erfolgreich, erscheint folgende Meldung:
"SwissSalary Direct Synchronisation erfolgreich abgeschlossen."
Hinweis: Die Synchronisation wird immer automatisch vorgenommen bevor die Lohnabrechnungen auf SwissSalary Direct bereitgestellt werden. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden auf dem SwissSalary Direct Server vorhanden sind.
Sollte die Synchronisation fehlschlagen, prüfen Sie bitte als Erstes die Systemvoraussetzungen.
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Dokument senden
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Mit dieser Funktion können Sie frei wählbare Unterlagen für den Mitarbeitenden auf SwissSalary Direct bereitstellen, wie Reglemente oder Einladungen. Diese müssen zwingend in einem PDF-Format gespeichert sein. Diese Funktion wird verwendet, wenn das gleiche Dokument an alle oder mehrere Mitarbeitende gesendet werden soll. Wenn personenspezifische Dokumente an einzelne Mitarbeitende gesendet werden sollen, verwenden Sie bitte die Funktion Dossier Import.
1.über den AssistButton wählen Sie das Dokument in Ihrem Windows-Explorer / Finder aus.
2.Sie können dem Dokument einen beliebigen Dateinamen vergeben. Diese Bezeichnung sieht der Mitarbeitende im SwissSalary Direct. Wenn keine Beschreibung hinzugefügt wird, so erscheint der Dateiname in SwissSalary Direct.
3.Hier bestimmen Sie wann das Dokument auf SwissSalary Direct für den Mitarbeitenden auch die E-Mail Benachrichtigung, dass ein neues Dokument bereitsteht.
4.Hier entscheiden Sie, ob das Dokument nur an die aktiven Mitarbeitenden verteilt werden soll.
Hinweis: Ein Mitarbeitender kann auch nach seinem Austritt während einer von Ihnen bestimmten Zeit auf SwissSalary Direct zugreifen.
5.Hier können Sie wie gewohnt Filter auf den Personalstamm setzen, falls das Dokument nur für bestimmte Mitarbeitende bereitgestellt werden soll.
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Registrierungscodes
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Die Registrierungscodes werden von SwissSalary automatisch generiert. Diese können auf einer Liste angezeigt und auch nach Excel exportiert werden. Die Registrierungscodes bleiben pro Mitarbeitenden unverändert.
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SwissSalary Direct öffnen
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Hier können Sie die SwissSalary Direct Login Page (Web) öffnen.
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Dossier Dokumente versenden
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Wenn Sie im Mitarbeiter-Dossier Dokumente hinterlegt haben, welche der Mitarbeitende im SwissSalary Direct sehen soll, dann können Sie hier den Versand starten. Dazu müssen im Dossier die Spalten "Direct" und "Sichtbar ab" entsprechend ausgefüllt sein.
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Dokumente
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Hier können Sie die Dokumente einsehen, welche schon für die Mitarbeitenden bereitgestellt wurden. Schon versendete Dokumente können hier auch wieder gelöscht werden. Gelöschte Dokumente sind für den Mitarbeitenden nicht mehr auf SwissSalary Direct ersichtlich, auch wenn der Mitarbeitende das Dokument schon gelesen hat.
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Übersetzung
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In diesem Bereich können Sie für die Lohnabrechnung, den Lohnausweis und die Rapportierungskarte je eine Übersetzung hinzufügen.
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Protokoll
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Mit diesem Bericht können Sie kontrollieren, welche Dokumente wann und durch wen bereitgestellt wurden.
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