Salden schliessen

Sie haben die Möglichkeit, dass sowohl positive wie auch negative Stunden-Salden geschlossen werden können. Sie können auch eine positive Limite definieren, sodass nur die diese Limite übersteigenden Werte reduziert werden. Der als Limite definierte Wert bleibt somit als positiver Stunden-Saldo für den Mitarbeitenden als Saldo erhalten. Ohne Limite werden die Stunden-Salden auf 0 gesetzt.

Sie haben die Möglichkeit, folgende Salden (Ultimo-Datum) definitiv zu schliessen:

❑Ferien

❑Überstunden

❑Angeordnete Mehrarbeit (selten verwendet)

❑Freiwillige Mehrarbeit (selten verwendet)

❑Vorholzeit

❑Gleitzeit

❑Arbeitszeit

❑Nachtarbeit

❑Sollzeit

❑Istzeit

Wir empfehlen Ihnen, die Salden der Arbeitszeit, Sollzeit und Istzeit (Arbeitszeitkalender) per Ende Jahr zu schliessen, damit diese Saldi per 01.01. des neuen Jahres wieder auf NULL stehen. Die Funktion 'Salden schliessen' ist auch unterjährig möglich. Das Datum kann frei gewählt werden, was für einige Branchen eine zwingende Vorgabe war (z.Bsp. Baubranche per 30.04.20xx).

Falls die Ferien-, Überstunden- und Gleitzeitguthaben etc. Ihrer MitarbeiterInnen per 31.12. verfallen, können Sie auch diese Salden schliessen (selten verwendet). Selbstverständlich stehen Ihnen dabei auch wieder sämtliche Filterkriterien zur Verfügung (z.B. nur einzelne MitarbeiterInnen, nur Abrechnungskreis 'ML' etc.). Sollen negative Salden gelöscht werden, kann dies ebenfalls durch diesen Prozess automatisiert erfolgen.

WICHTIGE HINWEISE:

❑Der Lohnlauf darf erst im Zeitpunkt gestartet werden, wenn sämtliche Lohnläufe sämtlicher Abrechnungskreise für Dezember definitiv verbucht wurden! (Bitte auch überprüfen, dass die FIBU-/BBA-/Projektjournale verbucht sind!)

❑Die Salden der unterjährig ausgetretenen, sowie der gesperrten MitarbeiterInnen werden ebenfalls saldiert!

Vorgehen:

1.Stellen Sie sicher, dass sämtliche Lohnläufe für das Vorjahr komplett verarbeitet und verbucht sind. (Bitte auch überprüfen, dass die FIBU-/BBA-/Projektjournale verbucht sind!)

2.Rufen Sie die Funktion 'Salden schliessen' auf.

3.Setzen Sie das Jahresenddatum für welches die Salden geschlossen werden sollen.

4.Sie können im Bereich Optionen die Salden auswählen, welche geschlossen werden sollen. Definieren Sie für diese ob nur bei einem vorhandenen positiven Saldo, einem negativen Saldo oder immer die Salden geschlossen werden sollen. Sollen positive Salden auf einen Maximal-Wert reduziert werden, definieren Sie die Limite, welche erhalten bleiben soll. Soll ein Saldo nicht geschlossen werden, erfassen Sie für diesen keine Massnahme und lassen Sie das Feld mit der Auswahl positiv/negativ/immer auf der leeren Auswahl stehen.

5.Im Filterbereich 'Personalstamm' können wie gewohnt individuelle Filter gesetzt werden. Erfassen Sie ZWINGEND einen Abrechnungskreis.

6.Lösen Sie die Verarbeitung mit 'OK' aus und der Ultimo-Lohnlauf wird berechnet. Die Meldung, dass die Lohnabrechnung für U31.12.20XX erfolgreich durchgeführt wurde, bestätigen Sie bitte mit 'OK'. Das U vor dem Datum bedeutet Ultimo und ist ein fiktiver Tag zwischen dem 31.12. des alten und dem 01.01. des neuen Jahres. (Die Vollzugsmeldung unterscheidet sich natürlich bezüglich Anzahl Lohnposten und Anzahl Mitarbeiter je nach Firma und Filterkriterien wesentlich)

7.Zur Kontrolle können Sie die geschlossenen Salden in den Lohnposten der Mitarbeitenden und über die Personalkarte im Register 'Statistik' kontrollieren.

8.Dieser Lohnlauf kann wie ein gewöhnlicher Lohnlauf storniert werden. Somit besteht die Möglichkeit, diesen Lohnlauf wiederholt abzurechnen.

9.Da es sich um einen Lohnlauf handelt, muss dieser auch definitiv verbucht werden. Stellen Sie sicher, dass vor dem Lohn Buchen-Prozess sämtliche FIBU-/BBA-Projekt-Buchungsjournale leer sind). Beim Verbuchen werden KEINE Daten in die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung (BBA) bzw. Projekte geschrieben.