Warum Lohnläufe mit Akonto-Verfahren

Was ist das Akonto-Verfahren und warum empfehlen wir bei der Nutzung von SwissSalary EasyRapport (oder eines weiteren Zeiterfassungtool mit Schnittstelle ins SwissSalary) die Löhne immer mit Akonto zu bearbeiten.
 

Im Akonto-Verfahren erhalten die Arbeitnehmenden als Akontozahlung einen berechneten Wert, welche normalerweise dem Nettobetrag des Monatslohnes entsprechen. Nach Abschluss des Monats, wenn alle Zeiten und Spesen erfasst sind, erfolgt die definitive Abrechnung. Die Akonto-Zahlungen basieren auf den in den Personalkarten hinterlegten Monatsgehältern (Monatslohn) und den bis dato rapportierten Posten im Lohnjournal (Stundenlohn). Bereits erfasste Rapportierungen wie Prämien, Taggelder oder Lohnreduktionen werden berücksichtigt. Mit dem definitiven Lohnlauf werden die ganzen erfassten Arbeitsstunden und die neu dazugekommenen Rapportierungen berücksichtigt. Im Normalfall kommt es im definitiven Lohnlauf nur noch zu Auszahlungen, wenn zum Beispiel eingereichte Spesen vergütet werden. Die Arbeitsstunden und Leistungen werden für den abgerechneten Monat verbucht. Somit könnte man auch vom Zeit-Lohnlauf sprechen. Durch die Erstellung der Lohnabrechnung anfangs Folgemonat können den Mitarbeitenden auch immer die effektiven Zeitsalden für den Monat ausgewiesen werden.

Was nach viel Mehraufwand klingt, vereinfacht den Arbeitsalltag der Payroll-Verantwortlichen enorm. Hier sind einige Punkte aufgeführt, welche für das Akonto-Verfahren sprechen:

•Der Akonto-Lohnlauf ist sehr einfach durchzuführen

•Einfaches Ein- und Austrittsverfahren, da zum Schlusslohnlauf alle Zeitdaten vorhanden sind.

•SwissSalary kann das Austrittsverfahren ohne Akonto-Lohnlauf nicht ohne enormen manuellen Aufwand durchführen. Die Fehlerquote beim Austrittsverfahren wird mit Akonto auf ein minimum reduziert.

•Ferien- und Stundensalden stimmen per Abrechnungsdatum und sind nicht monatsverschoben.

•Weniger Druck auf den Lohntermin 20.xx.xx, da der Akonto-Lohnlauf schon vor dem Lohntermin vorgenommen werden kann. So kann der/die Payroll-Verantwortliche auch über den Lohntermin bspw. in die Ferien.

•Anstatt die gesamte Lohnabrechnung am Monatsende zu erledigen, wird der Aufwand gleichmäßiger über den Monat verteilt. Dies kann die Arbeitsbelastung für die Personalabteilung reduzieren und Fehler minimieren.

•Die Rückstellungen für Ferien und Mehrstunden in der Finanzbuchhaltung sind immer genau auf Ende Abrechnungsperiode und nicht monatsverschoben.

•Die Aufwände inkl. Zuschläge, Spesen, usw. sind immer monatsgenau in der Erfolgsrechnung.

•Weniger Rückfragen zu der Saldenführung in SwissSalary EasyRapport von internen Mitarbeitenden.

•Wenn zwischen Akonto-und definitiven Lohnlauf eine Fehlmutation oder Fehlrapportierung auffällt, kann diese noch im entsprechenden Monat korrigiert werden.

•Viel weniger bis keine Supportfälle für SwissSalary und SwissSalary EasyRapport und somit auch tiefere Supportkosten.

•Mit dem Jahresabschluss sind auch die Überstunden- und Feriensaldi aktuell und können sauber abgeschlossen werden. D.h. mit dem Dezemberlohnlauf stehen relevanten Zahlen aktuell bereit.

•Seit 2021 gilt, dass mit der neuen QST-Berechnung die Auslandtage genau berücksichtigt werden müssen. Denn am 20.xx.xx kann gar noch nicht 100%-ig klar sein, ob ein Mitarbeiter zwischen dem 20.xx.xx und Ende Monat noch Auslandtage haben wird. Mit dem Akonto-Verfahren wäre diese Information zum Schlusslohnlauf 100%-ig verfügbar.