Erfassen

In der Rapportierung können die Mitarbeitenden ihre Daten wie Zeiten, Abwesenheiten, Spesen, etc. Tag genau erfassen.

In der folgenden Tabelle werden die Funktionen der Monatsansicht genauer erklärt. Wochen- und Tagesansicht unterscheiden sich nur in wenigen Punkten, diese werden im Anschluss erläutert.

Feldname	Beschreibung / Beispiel
Home-Button	Mit Klick auf diesen Button, gelangt man auf die Startseite.
Hamburger-Button	Als 'Hamburger-Button' werden die drei Striche oben links in der Maske betitelt. Mit dieser Funktion können diejenigen Grouplines (Rapportierungszeilen) eingeblendet werden, welche in der Einrichtung der EasyRapport Gruppe (seitens SwissSalary) als 'verbergen' markiert wurden. Dies sind oftmals Grouplines, welche nicht regelmässig genutzt werden, wie bspw. Mutterschaft/Vaterschaft oder Militär.
Einfügen von Dimensionen	Müssen Eintragungen auf Projekte, Kostenstellen oder Kostenträger vorgenommen werden, können weitere Dimensionen via Hamburger-Button eingeblendet werden. Sofern vorgesehen, kann in dieser Ansicht die entsprechende Dimension direkt auch für 'Spesen und Zulagen' hinzugefügt werden.
Auswahlfeld der Mitarbeitenden	In diesem Feld hat der Visierer die Möglichkeit die Rapportierungsmaske seiner ihm zugeteilten Mitarbeitenden einzusehen. Mittels Dropdown oder manueller Eingabe von Namen, Personalnummer kann der Visierer so seine Mitarbeitenden auswählen.
Auswahl 'Monat'	Mittels Dropdown können gezielt 'Jahr' und 'Monat' ausgewählt werden. Mit den Pfeilen 'links' und 'rechts' kann die Anzeige vor- oder rückwärts geändert werden. Hier hat die aktuelle Einstellung ob in der 'Monats-', 'Wochen-' oder 'Tagesansicht' gearbeitet wird, einen wesentlichen Einfluss. Je nach dem in welcher Ansicht gearbeitet wird, wird entsprechend 'geblättert'. D.h. in der Monatsansicht wird mit Klick auf 'links' oder 'rechts' der Monat zuvor bzw. nach der aktuellen Ansicht ausgewählt. In der Wochenansicht jeweils die Woche und in der Tagesansicht der Tag.
'Heute-Button'	Mit Klick auf diesen Button, gelangt man immer wieder auf die aktuellste Ansicht.
Auswahl 'Monatsansicht'	Die Rapportierungsmaske wird in der Monatsansicht angezeigt.
Auswahl 'Wochenansicht'	Die Rapportierungsmaske wird in der Wochenansicht angezeigt.
Auswahl 'Tagesansicht'	Die Rapportierungsmaske wird in der Tagesansicht angezeigt.
Button 'Zur Visierung freigeben'	Hier gibt der Mitarbeitende die Daten zur Visierung frei. Diese erscheinen dem Visierer anschliessend in der Visierungsmaske. Die Datensätze sind je nach Status farblich gekennzeichnet: blau = erfasst grün = zur Visierung freigegeben schwarz = visiert oder bereits verbucht
Button 'Zeit stempeln'	Mit der Betätigung des 'Zeit stempeln-Button' wird die aktuelle PC-Zeit in der Zeile 'Tagesrapportierung' (kommen/gehen) übernommen.
Button 'Exportieren'	Die Liste kann exportiert (Excel, PDF, CSV) werden.
Button 'Switch in Visierungsmaske' (Symbol: Entgegengesetzte Pfeile)	Der Visierer hat die Möglichkeit zwischen den beiden Ansichten 'Rapportierungsmaske' und 'Visierungsmaske' zu wechseln.
Erfassungsmaske	Der Aufbau der Rapportierungsmaske entspricht der EasyRapport Gruppe, welche den Mitarbeitenden seitens SwissSalary in der jeweiligen Personalkarte hinterlegt wurde. Auch die Einrichtungen in den Admin-Settings haben einen Einfluss auf die Gestaltung der Rapportierungsmaske. Werden bspw. Zeiten wie Kommen / Gehen (Tagesrapport) erfasst? Wenn ja, können diese manuell erfasst werden oder via 'Zeit stempeln-Button'. Die Erfassung der Datensätze erfolgt mehrheitlich mittels manueller Eintragung direkt ins entsprechende Feld.
Stapelerfassung	Es besteht die Möglichkeit, bspw. Ferien als Stapelerfassung einzutragen. Hierzu wird mit der linken Maustaste ins Datum des Starttages geklickt und dann nach rechts bis zum Enddatum gezogen. Dabei öffnet sich die Detailerfassungsmaske, wo anschließend die benötigten Sollstunden erfasst werden können.
Mehrfach-Erfassung	In einigen Zeilen ist gewünscht, dass pro Feld mehrere Erfassungen getätigt werden können. Dies bspw., wenn mit der Präsenzzeit-Erfassung nicht via Tagesrapport sondern direkt auf einer Dimension gearbeitet wird. Mit 'Klick' ins entsprechende Feld wird das '+'-Zeichen aktiviert. Mit dieser Funktion können in einem Feld mehrere Datensätze erfasst werden.