Suchbegriff

Suchbegriffe können bei allen Stammdaten eingetragen werden. Suchbegriffe werden auch "Matchcode" genannt.

Suchbegriff und Nummer

Wenn ein Schlüsselbegriff, also eine Nummer, in einer anderen Tabelle eingegeben werden muß, z.B. eine Kostenstelle, kann stattdessen auch der Suchbegriff eingegeben werden. Es wird dann automatisch die erste Nummer ermittelt, die diesem Suchbegriff entspricht.

Hierfür ist es naheliegend, den Suchbegriff selbst zu ordnen, etwa durch einen vorangestellten Buchstaben, z.B. L für Lohn-, G für Gerätekostenarten.

Suchschritte

Kostenstellen werden in allen Mandanten gesucht. Dabei wird die Regel angewandt:

Ist die Eingabe als Nummer vorhanden, wird sie akzeptiert. Sonst wird die Nummer vorgeschlagen, deren erste Zeichen der Eingabe entsprechen. Wurde keine gefunden, wird nach dem Suchbegriff vorgegangen: die Nummer mit dem Suchbegriff, der genau der Eingabe entspricht, wird gefunden, oder, wenn nicht, die Nummer, deren Suchbegriff den ersten Zeichen der Eingabe entspricht.

Alle diese Schritte werden zunächst im eingegebenen Mandanten, dann im aktuellen und dann in allen Mandanten alphabetisch ausgeführt.

Eingabe von Suchbegriffen

Bei der Erfassung von Datensätzen wird vom System zunächst die Beschreibung als Matchcode vorgeschlagen. Dies dürfte jedoch in der Regel nicht ausreichend sein. Der Suchbegriff sollte danach geändert werden.

Für die Eingabe von Suchbegriffen sollten einige Regeln eingehalten werden.

Regeln für Sonderzeichen:

Sonderzeichen wie - / & ,' " sollten nicht benutzt werden.

Umlaute sollen durchgängig in 2 Buchstaben, AE, OE, UE oder durchgängig als Umlaut geschrieben werden.

Die Verwendung von Leerzeichen sollte geregelt werden. Wenn der Suchbegriff aus mehreren Wörtern besteht, werden diese durch jeweils ein Leerzeichen getrennt. Oder es wird festgelegt, daß keine Leerzeichen verwendet werden. Eine Mischung beider Systeme ist nicht empfehlenswert.

Regeln für zusammengesetzte Begriffe:

Bei Namen sollte der Vorname nicht zu Beginn des Suchbegriffes stehen.

Füllwörter wie "und" sollten gar nicht im Suchbegriff erscheinen.

Häufig benutzte Begriffe, bei Namen etwa "MUELLER", sollten zusätzlich näher gekennzeichnet werden. Möglich wäre "MUELLER HAMBURG".

Stehen mehrere Begriffe zur Auswahl, sollte der allgemeinere vorangestellt werden (außer bei Namen), etwa "MISCHER" und "MISCHER TROMMEL". Ein Beispiel für diese Art der Gliederung gibt die Baugeräte-Liste.

Es kann auch die einfache Regel aufgestellt werden, daß derjenige Begriff zuerst genannt wird, der beim Sprechen die deutlichste Betonung erfährt, z.B. bei "Hoch- und Tiefbau Wilhelmsburg" wäre dies der Begriff "Wilhelmsburg".